Excel管理表重複候補ビューの作り方

導入

顧客管理や契約管理のExcel管理表で、同じ取引先や案件が重複登録されていないか、自信を持って言えますか。名前の表記が少し違うだけで別の行として登録され、後から「これは同じ会社では」と気づく——3〜50人で使う管理表では、重複登録にあとから気づくことが珍しくありません。

これは登録する人の確認不足ではなく、重複かどうかを判定するキーがなく、目で見て気づくしかないことが原因です。この記事では、Excel管理表で重複キーを基準に重複候補の行だけを表示するビューを作り、二重登録を見つけやすくする方法を紹介します。

この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、重複を判定するキーを決め、候補だけを取り出すビューを1つ用意するという範囲に絞っています。

重複登録が見つけにくい管理表には、共通した特徴があります。

まず、重複かどうかを判定するキーが決まっていません。「何が同じなら同じ登録とみなすか」が表の上で定義されていないと、重複の確認は人それぞれの感覚に任されてしまいます。

次に、表記ゆれで同じものが別物に見えます。会社名の前株・後株、全角と半角、スペースの有無といった違いがあると、本来は同じ登録でも一致しているように見えません。

さらに、件数が増えると目視では気づけません。数十件のうちは見渡せても、行が増えるほど「どこかに同じものがある」状態を人の目で発見するのは難しくなります。

これらは登録する人の不注意ではなく、重複を判定する基準とそれを使った確認のしくみが表にないために起こります。

重複キーを基準に重複候補の行だけを表示するビューを作る手順を、4つのステップで進めます。

まず、「これが同じなら同じ登録とみなす」というキーを決めます。会社名だけで判定するのか、会社名と電話番号の組み合わせで見るのかなど、業務に合った単位を一つ決めます。

判定キーに使う列の表記をそろえます。前後の空白を取り除く、全角と半角をそろえるといった整え方を入力ルールとして決めておくと、同じ登録が一致して見えるようになります。

判定キーが他の行と一致する行に印を付け、その候補だけを表示するビューを作ります。明細シートはそのままにして、別のシートで重複候補だけを取り出す形にします。

重複候補ビューに出てきた行を、誰がいつ確認し、どちらを残すかのルールを決めます。候補を見つけるだけでなく、整理までの流れを決めておくと、重複が解消されます。