Excel管理表管理者向け集計ビューで進捗と滞留を把握する

導入

申請管理や案件管理、部門台帳のExcel管理表を管理者として開いたとき、全体の進捗がいまどうなっていて、どこに仕事がたまっているのかがすぐに分かりますか。明細を上から眺めても、遅れている案件や滞っている担当者を見つけるには時間がかかり、状況の把握が後手に回りがちです。

これは管理者の見方の問題ではなく、表が入力者向けの明細しか持っておらず、全体を見るためのビューがないことが原因です。この記事では、Excel管理表に状態・期限・担当別の全体ビューを作り、管理者が進捗や滞留を把握しやすくする方法を紹介します。

この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、入力用の明細はそのままにして、管理者が全体を見るためのビューを1つ加えるという範囲に絞っています。

全体の進捗がつかめない管理表には、共通した特徴があります。

まず、表が入力者の作業のために作られています。1件ずつ入力したり更新したりするには使いやすくても、全体を俯瞰する目的では設計されていません。

次に、状態・期限・担当といった「管理者が見たい軸」が集計に使われていません。列としては入っていても、それを軸に件数や遅れを集計するビューがないため、管理者は明細を読み解くしかありません。

さらに、遅れや偏りが数字になっていません。期限を過ぎた案件が何件あるか、特定の担当者に仕事が集中していないかが、ひと目で分かる形になっていないのです。

これらは管理者の確認不足ではなく、入力用の表と管理用のビューを分けて設計していないために起こります。

状態・期限・担当別の全体ビューを作る手順を、5つのステップで進めます。

まず、管理者として何を把握したいかを整理します。「未着手・対応中・完了がそれぞれ何件か」「期限を過ぎた案件はどれか」「担当者ごとの件数」など、見たい軸を3つ程度に絞ります。

状態を表す列の値をそろえます。「対応中」「処理中」「作業中」が混ざっていると正しく集計できないため、使ってよい状態をプルダウンなどで決めておきます。

明細とは別に集計用のシートを用意し、担当者ごとの件数を状態別に表示します。誰がどの段階の案件をいくつ抱えているかが、一覧で見えるようにします。

期限列をもとに、期限を過ぎた未完了の案件を抜き出して表示します。遅れている案件が何件あり、どの担当者のものかが分かると、対応の優先順位を判断しやすくなります。

全体ビューをいつ誰が見るかを決めます。朝の確認や週次の打ち合わせで使うなど、運用に組み込んでおくと、ビューが作られただけで終わらず、進捗の確認に実際に役立ちます。

入力用の明細と管理用のビューを分けておくと、入力者は今まで通り作業でき、管理者は全体ビューで進捗と滞留を確認できるため、両方の使いやすさを両立できます。

管理者向けの全体ビューを作るときは、次の点に気をつけてください。

対象人数が5〜100人でも、状態や担当の入力が安定していれば、全体ビューはExcelの標準機能の範囲で作れます。まずはExcelの中で管理者が全体を見られる状態にするのが近道です。

複数の担当者が同時に更新する、拠点や部門ごとの表をまとめて全体を見たい、という場合は、共有しやすいスプレッドシートやWeb化したツールが候補になります。ただし、その場合でも管理者が見たい軸と状態の統一は欠かせません。

ツールを変える前に、管理者が見たい軸を決め、状態の値をそろえておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、同じ全体の見方をそのまま引き継げます。

全体の進捗や滞留が分からないのは、入力者向けの明細しかないことが原因です。状態・期限・担当別の全体ビューを作っておけば、管理者が状況を把握しやすくなり、遅れや偏りに早く気づいて対応できるようになります。