導入
案件管理や契約管理、見積管理のExcel管理表で、案件のまとまりと、その中の個別データの親子関係が、表からはっきり読み取れないことはありませんか。5〜100人ほどで使う管理表では、案件と明細を別のシートに分けてはいるものの、どの明細がどの案件のものかを備考欄やシートの並び順で何となく表している、というケースがよくあります。
関係があいまいなままだと、案件をたどって明細を集めたり、逆に明細から案件を確認したりするのに手間がかかります。この記事では、親にあたるデータと子にあたるデータの結びつきを見直し、親IDと子IDで関係をはっきりさせて、データ同士のつながりを追いやすくする管理表の整え方を紹介します。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 案件と明細の関係が分からない |
| 主な原因 | 親子を同じ表や備考で表している |
| 解決方法 | 親IDと子IDを持たせて関係を明確にする |
| 対象業務 | 案件管理・契約管理・見積管理 |
| 対象人数 | 5〜100人 |
| 難易度 | ★★★☆☆ |
| 作成時間 | 90分 |
| 効果 | データ同士の関係を追いやすくなる |
| 向かないケース | 親子関係がない単純表 |
この記事は、管理表を大きく作り替えるのではなく、親データと子データの結びつきをIDではっきりさせる範囲の内容です。関係を「並び順や備考の雰囲気」ではなく「IDのつながり」で表す、という考え方が中心になります。
なぜその管理表はうまくいかないのか
案件と明細の関係が分からなくなるのは、担当者の整理不足ではなく、関係を表す手がかりが表の構造に組み込まれていないことが原因です。
親子の関係は、本来「この明細はこの案件のもの」という確かなつながりです。それを備考欄の書き方や、シート上の行の並び順で表していると、つながりは見た目の印象に頼ることになります。並べ替えや行の挿入で、関係はかんたんに崩れます。
そのため、次のような困りごとが起きます。
- どの明細がどの案件のものか、備考を読まないと分からない
- 並べ替えた拍子に、案件と明細の対応がずれてしまう
- 案件をもとに明細を集めたいのに、絞り込む手がかりがない
- 明細から案件を逆にたどることができない
- 同じ案件番号の書き方が揺れて、つながりが切れる
これは入力の丁寧さの問題ではなく、関係を表す列を持っていない構造の問題です。
改善手順
親IDと子IDで関係を整理する手順を、4つのステップに分けて説明します。
ステップ1. 親と子にあたるデータを決める
まず、どのデータが親で、どのデータが子かを決めます。案件が親、明細が子、というように、1対多の関係になっているまとまりを見つけます。
ステップ2. 親データにIDを振る
親データに、重複しないIDを振ります。案件IDのように、1つの案件に1つだけ割り当てる番号です。これが関係の起点になります。
ステップ3. 子データに親IDを持たせる
子データの各行に、どの親のものかを示す親IDの列を加えます。明細表の各行に案件IDを持たせることで、明細から案件へ確実にたどれるようになります。子データ自身にも子IDを振っておくと、明細を1件ずつ正確に指せます。
ステップ4. IDで関係をたどれるようにする
親IDをもとに、関数やフィルターで子データを絞り込めるようにします。これで、案件から明細を集める、明細から案件を確認する、という両方向のたどり方ができます。
Before / After
| 観点 | Before | After |
|---|---|---|
| 課題 | 案件と明細の関係が分からない | 親IDと子IDで関係が明確 |
| 原因 | 親子を備考や並び順で表している | 関係をIDの列で持っている |
| 運用 | 並び順を崩さないよう気をつける | 並べ替えても関係は崩れない |
| 確認 | 備考を読んで関係を推測する | IDで絞り込んで確認できる |
| 効果 | つながりをたどるのに手間がかかる | データ同士の関係を追いやすい |
親IDと子IDで関係を持つようにすると、最初にID列を整える手間はかかりますが、並べ替えや行の追加で関係が崩れなくなり、データ同士のつながりを確実にたどれるようになります。
実務での注意点
親子関係の整理を進めるときは、次の点に気をつけてください。
- 親子関係がない単純な表には向きません。1種類のデータだけを並べる表に、親IDは要りません
- IDは一度振ったら変えないようにします。途中で振り直すと、過去のつながりが切れます
- 親IDの列は必ず入力する項目とし、空欄のまま明細が増えないようにします
- 親IDの入力はプルダウンで支えると、存在しないIDが入るのを防げます
- 関係が3階層以上に深くなる場合は、いきなり全部をつなげず、まず親子の1段から整えます
Web化・スプレッドシート化との関係
Excel改善で足りる場合
案件管理や見積管理が5〜100人ほどの規模で、親子の関係が1段で収まるなら、Excelで親IDと子IDの列を加えるだけで十分に運用できます。
スプレッドシート化・Web化を考える場合
親データを選ぶと子データが自動でひもづく入力をしたい、関係の崩れを仕組みで防ぎたい、という場合はスプレッドシートやWebの仕組みが選択肢になります。ただしその場合も、親IDと子IDで関係を持つ考え方は同じです。
ツールを変える前に、親IDと子IDで関係をはっきりさせて整理しておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、その整理がそのまま生きてきます。
まとめ
案件と明細の関係が分からないのは、親子を同じ表や備考で表していることが原因です。親IDと子IDを持たせて関係を明確にすれば、並べ替えても関係は崩れず、データ同士の関係を追いやすくなります。
