Excel管理表分類別の集計ビューの作り方

導入

問い合わせ管理や商品管理のExcel管理表で、「いまどの分類の件数が多いのか」とたずねられて、すぐに答えられますか。一件ずつ目で数えたり、その場でフィルターをかけて数えたりしているうちに、分類別の状況を聞かれるたびに手が止まってしまう——3〜50人で使う管理表では、よくある状態です。

これは見ている人の感覚が悪いのではなく、分類列を入力するだけで集計に使っていないことが原因です。この記事では、Excel管理表で分類別の件数や金額を表示するビューを作り、どの分類が多いかをひと目で把握できるようにする方法を紹介します。

この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、すでにある分類列を集計に使い、分類別ビューを1つ用意するという範囲に絞っています。

分類別の状況がつかめない管理表には、共通した特徴があります。

まず、分類列はあるのに集計に使われていません。「区分」「カテゴリ」といった列が入力されていても、その列を軸にした件数や金額の集計表がどこにもないため、分類は記録されるだけで終わっています。

次に、分類の表記がそろっていないことがあります。同じ区分が「電話」「TEL」「お電話」のように複数の書き方で入力されていると、集計しても同じ分類がばらばらに数えられ、正しい傾向が見えません。

さらに、確認のたびに人が数え直しています。誰かが知りたいときにフィルターで数える運用だと、数える人によって結果が変わり、「先週はどうだったか」という比較もできません。

これらは入力する人の問題ではなく、分類列を「集計の軸」として設計していないために起こります。

分類別の件数や金額を表示するビューを作る手順を、4つのステップで進めます。

まず、どの列を分類の軸にするかを1つ決めます。複数の分類列がある場合でも、最初は「いちばん知りたい区分」に絞ると、ビューがシンプルになり作りやすくなります。

軸に決めた分類列の表記をそろえます。プルダウンで選べるようにするか、使ってよい区分の一覧を決めておくと、同じ分類が別物として数えられることを防げます。

明細とは別に集計用のシートを用意し、分類ごとの件数と金額を一覧で表示します。明細シートはそのままにして、集計シート側から分類を軸に数値を取り出す形にします。

集計ビューは件数や金額の多い順に並べておきます。上から見るだけでどの分類が多いかが分かり、分類別の傾向を確認するたびに数え直す必要がなくなります。

分類列を集計の軸として使えるようにしておくと、件数や金額の偏りが見えるようになり、どの分類に対応や見直しが必要かを判断しやすくなります。

分類別の集計ビューを作るときは、次の点に気をつけてください。

対象人数が3〜50人で、分類の種類が落ち着いているなら、分類列を軸にした集計ビューはExcelの標準機能で十分に作れます。まずはExcelの中で分類別に見える状態を作るのが近道です。

複数の担当者が同時に入力する、拠点や担当ごとの表を1つにまとめて分類別に見たい、という場合は、共有しやすいスプレッドシートやWeb化したツールが候補になります。ただし、その場合でも分類の表記統一と集計の軸は欠かせません。

ツールを変える前に、分類列をそろえて集計の軸を決めておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、同じ分類別の見方をそのまま活かせます。

どの分類が多いか分からないのは、分類列を集計に使っていないことが原因です。分類別の件数や金額を表示するビューを作っておけば、数え直す手間なくどの分類が多いかが分かり、分類別の傾向を把握しやすくなります。