導入
申請管理や案件管理、部門台帳の表は、現場の担当者が日々入力しています。多くの現場では、その入力者向けの表しか用意されていません。管理する立場の人が「いま全体でいくつ滞っているのか」「期限を過ぎているものはどれか」を知りたくても、入力用の表を端から端まで見て数えるしかありません。5〜100人で使う表になると件数が多く、全体の状況を把握するだけでかなりの時間がかかり、結局は感覚で判断することになります。この記事では、状態別の件数や期限超過の件数を確認できる管理者用シートを作り、全体の進捗と滞留を把握しやすくする見直し方を説明します。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 全体の進捗や滞留が分からない |
| 主な原因 | 入力者向けの表しか用意していない |
| 解決方法 | 状態別件数や期限超過を確認する管理者用シートを作る |
| 対象業務 | 申請管理・案件管理・部門台帳 |
| 対象人数 | 5〜100人 |
| 難易度 | ★★★☆☆ |
| 作成時間 | 60分 |
| 効果 | 全体把握がしやすくなる |
| 向かないケース | 管理者確認が不要な表 |
この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、上の解決方法に沿って管理者向けの見え方を別シートで足すための内容です。入力用の表はそのまま使い続けます。
なぜその管理表はうまくいかないのか
全体の進捗や滞留が見えないのは、管理する人の確認が甘いからではありません。表が入力する人の都合だけで作られていて、全体を見渡す視点のシートがないことが原因です。
- 入力用の表は1件ずつ書く形で、件数を合計する作りになっていない
- 状態や期限の情報はあっても、まとまった数として見えない
- 滞留や期限超過は、全行を見て数えないと分からない
- 管理者が知りたい切り口と、入力者が使う並びが一致しない
入力者向けの表は1件単位の作業に向きますが、全体把握には向きません。問題は管理者の努力ではなく、全体を見るためのシートが用意されていないことにあります。
改善手順
ステップ1. 管理者が知りたい指標を決める
まず、管理する立場で知りたい数字を洗い出します。状態別の件数、期限を過ぎた件数、担当者別の件数など、判断に使うものに絞ります。
ステップ2. 状態と期限の列を整える
入力用の表に、状態を表す列と期限の列が正しく入っているか確認します。状態はプルダウンで統一し、集計できる形にしておきます。
ステップ3. 管理者用シートを作る
入力用の表とは別に「管理者用」シートを追加します。このシートは全体把握の専用とし、入力には使いません。
ステップ4. 件数を集計して表示する
管理者用シートで、入力表を参照して状態別の件数や期限超過の件数を関数で集計します。担当者別の件数など、判断に使う切り口もあわせて出します。
ステップ5. 確認のタイミングを決める
管理者用シートを見る頻度を、毎朝や週初めなど決まったタイミングに固定します。数字をもとに、滞留しているものへ手を打つ流れを作ります。
Before / After
| 観点 | Before | After |
|---|---|---|
| 課題 | 全体の進捗や滞留が把握できない | 状態別の件数や滞留が一目で分かる |
| 原因 | 入力者向けの表しかない | 管理者用シートで全体を見られる |
| 運用 | 全行を見て手作業で数える | 参照と集計で件数が自動表示される |
| 確認 | 確認のたびに時間がかかる | 決まったタイミングで数字を見るだけ |
| 効果 | 感覚で判断しがちになる | 全体把握がしやすくなる |
管理者用シートを作ると、入力用の表は現場の作業に専念でき、管理者は全体の数字を見て判断できます。滞留や期限超過に早く気づけ、全体把握がしやすくなります。
実務での注意点
- 管理者確認が不要な表には向きません。全体把握の必要がない表に管理者用シートを足しても、管理項目が増えるだけです
- 指標を増やしすぎると、どの数字を見ればよいか分からなくなります。判断に使うものに絞ります
- 状態や期限の列が正しく入力されていないと集計がずれるため、入力ルールとあわせて整えます
- 管理者用シートはあくまで確認用とし、入力や更新は入力用の表に対して行います
- 最初から細かい指標を目指さず、状態別件数と期限超過から始めて、必要に応じて足します
Web化・スプレッドシート化との関係
Excel改善で足りる場合
申請管理や案件管理で、対象人数が5〜100人程度でも、状態や期限の列が整っていれば、Excelの管理者用シートで全体把握は十分にできます。集計関数で件数を出すだけでも効果があります。
スプレッドシート化・Web化を考える場合
入力と同時に最新の集計を見たい、複数の部門の状況をまとめて把握したい、滞留したものに自動で気づきたい、といった要望が強くなってきた場合は、リアルタイムに集計できるスプレッドシートやWebのツールも選択肢になります。
ツールを変える前に、まず管理者が見たい指標と、状態・期限の列を整理しておくと、Excelを続ける場合にも別のツールへ移る場合にも、その整理をそのまま活かせます。
まとめ
入力者向けの表しかないと、管理者は全体の進捗や滞留を把握できません。原因は全体を見るシートがないことなので、状態別件数や期限超過を確認する管理者用シートを作れば、全体把握がしやすくなります。
