Excel管理表で日別と月別の実績が混ざる原因。集計粒度をそろえる方法

導入

売上管理や実績管理、進捗管理のExcel管理表で、集計粒度を決めないまま、1つの表の中に日別の実績、月別の合計、担当者ごとの数字が一緒に並んでいませんか。5〜100人ほどで使う管理表では、必要になったときに行を足していくうちに、1行が表す単位がばらばらになっていることがあります。

1行が「ある日の実績」だったり「ある月の合計」だったりすると、合計を出したときに同じ数字を二重に数えてしまったり、集計の軸が定まらなかったりします。この記事では、1行が何を表すのかという単位を見直し、集計粒度をそろえて、集計の軸を安定させる管理表の整え方を紹介します。

この記事は、管理表を大きく作り替えるのではなく、1行が表す単位を1つに決めて整理する範囲の内容です。「1行は何を1件と数えるのか」をはっきりさせる、という考え方が中心になります。

日別と月別が混ざって集計できないのは、入力する人がいい加減なのではなく、表の1行が表す単位をあらかじめ決めていないことが原因です。

集計のもとになる表は、本来「1行=1件」の単位がそろっていて初めて足し算ができます。ところが、日別の実績を入れる表に、後から月の合計行を足したり、担当者ごとのまとめ行を加えたりすると、1行の意味が場所によって変わってしまいます。

そのため、次のような困りごとが起きます。

これは入力の丁寧さの問題ではなく、1行の単位を決めずに表を使い続けてきた構造の問題です。

集計粒度をそろえる手順を、4つのステップに分けて説明します。

まず、この表の1行を何の単位にするかを決めます。日別の実績表なら「1日1担当で1行」、案件の表なら「1案件1行」というように、1件の数え方を1つに固定します。

決めた単位に合わない行を探します。月の合計行、担当者ごとのまとめ行、空行で区切った見出しなどが、混ざっている粒度の違う行です。

集計のもとになる表からは、小計やまとめの行を取り除き、すべての行を同じ単位にそろえます。取り除いた小計は捨てるのではなく、ピボットテーブルなど集計側で出すようにします。

単位のそろった表をもとに、月別や担当者別の集計はピボットテーブルで作ります。元の表が同じ粒度でそろっていれば、どの軸で集計しても数字がぶれません。

粒度をそろえると表の見た目はあっさりしますが、二重計上がなくなり、どの軸で集計しても数字が安定します。まとめの表示は集計側でいくらでも作れます。

集計粒度の統一を進めるときは、次の点に気をつけてください。

売上管理や実績管理が5〜100人ほどの規模で、扱う単位が決めやすいなら、Excelで1行の粒度をそろえてピボットテーブルで集計するだけで十分に運用できます。

複数の担当者が日々の実績を同時に入力する、入力時点で粒度をそろえたい、という場合はスプレッドシートやWebの仕組みが選択肢になります。ただしその場合も、1行の単位をそろえる考え方は同じです。

ツールを変える前に、1行の単位を日別実績や案件単位などに統一しておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、その整理がそのまま生きてきます。

日別・月別・担当別が混ざり集計できないのは、データの粒度を決めていないことが原因です。1行の単位を日別実績や案件単位などに統一すれば、二重計上がなくなり、集計軸が安定します。