業務台帳や Excel管理表の列が増えすぎて整理したいけれど、ChatGPT のような AI に何をどう聞けばよいのか分からない、という相談をよく受けます。AI を使うと「列の意味の整理」「重複列の発見」「役割の分類」のたたき台はかなり早く作れます。
ただし、AI は判断者ではありません。AI は手元の情報を渡すと素早く整理案を返してくれる「補助役」であって、最終的にどの列を残すか・消すかは、業務を実際に回している現場の人が決める必要があります。
本記事では、Excel管理表や業務台帳の列を見直すときに、AI へ渡す情報の準備の仕方と、そのまま使える基本プロンプト、整理パターン別の指示例、そして AI に貼ってはいけない情報の整理を順にまとめます。
AIに渡す前に準備する情報
AI に列の整理を相談するときに、最初に準備しておきたい情報は次の5つです。
- 列名の一覧：見出し行の文字（例：「顧客名」「ステータス」「最終更新日時」）
- 各列の入力例：実際にどんな値が入っているか1〜2行分（個人情報は除く、後述）
- 入力する人・部署：列ごとに誰が入れているか
- 更新タイミング：いつ更新する列か（例：受注時に1回、月初一括）
- いま困っていること：表記ゆれが多い／使われていない／意味が重複している、など
この5点を箇条書きで貼るだけで、AI が出すたたき台の精度は大きく変わります。逆に「列名だけ」を渡しても、AI は具体的な改善案を返しにくくなります。
| AIに渡す情報 | AIに任せられること（たたき台） |
| 列名の一覧 | 列の意味の整理 |
| 各列の入力例（匿名化） | 表記ゆれ・重複の発見 |
| 入力する人・部署 | 「残す・分ける・消す・自動化」の分類案 |
| 更新タイミング | 不要・形骸化した列の候補抽出 |
| いま困っていること | 自動化できそうな列の整理 |
そのまま使える基本プロンプト
最初に試すなら、次のような形で AI に依頼します。プロンプトはそのままコピーして、{}の部分だけ自分の業務に置き換えてください。
以下は、社内で運用している業務台帳の列構成です。
業務担当者目線で、列の意味の整理と、改善が必要そうな列の指摘をお願いします。
【業務】{何の業務か。例：顧客対応の進捗管理}
【列名と入力例】
- 顧客名：（個人情報なので例示なし）
- ステータス：「新規」「対応中」「対応中(緊急)」「待ち」「クローズ」「close」など
- 担当者：「営業A」「営業B」など
- 最終更新日時：日付のみまたは日時、人による
- 備考：自由入力
【入力する人】
- 顧客名・ステータス・担当者・備考：営業
- 最終更新日時：手動更新（書く人によりまちまち）
【困っていること】
- ステータスの表記ゆれが多い
- 「備考」に重要情報が入っているが集計に使えない
- 「最終更新日時」が信頼できない
出力形式：列ごとに「気づき」と「改善方針の候補」を箇条書きで。
ポイントは、業務の前提・列名・入力例・困りごとをひとまとまりで渡すことと、出力形式を指定することです。
整理パターン別のプロンプト例
基本プロンプトでざっと整理した後は、目的別に追加で投げると深く掘れます。
残す・分ける・消す・自動化に振り分ける
さきほど整理した列について、それぞれを「残す」「分ける」「消す」「自動化する」の4つのアクションのいずれかに振り分けて、理由も添えてください。 - 残す：そのまま使う - 分ける：1列に複数の意味が混ざっている - 消す：使われていない、目的が説明できない - 自動化する：手入力をやめて、関数や入力規則で置き換えられる
重複列・意味が混ざった列を見つける
さきほどの列の中で、次のものを指摘してください。 1. 意味が重複していそうな列の組み合わせ 2. 1列に複数の意味が混ざっていそうな列 3. 「備考」「メモ」「その他」のように目的が曖昧な列 それぞれ、なぜそう判断したかも書いてください。
AI は完全な答えではなく、人が見落としがちな組合せのヒントを出してくれます。出てきた指摘をすべて採用するのではなく、現場の事情と照らして取捨選択します。
AIに貼ってはいけない情報
便利なぶん、貼る情報には強く注意します。次の情報は AI に直接貼らない のが安全です。
- 顧客名・取引先名（実名）
- 個人の氏名・住所・電話番号・メールアドレス
- マイナンバー、銀行口座、クレジットカード情報
- 契約金額、見積書の中身
- 社内機密、未公表のリリース情報
- ログインID・パスワード・APIキー
代わりに、列の構造を伝えるだけなら以下で十分です。
- 列名はそのまま
- 入力例は「{個人名}」「{法人名A}」「{案件番号XX}」など匿名化したダミー
- 件数や規模感は伝えてよい（例：1,000件規模、月次更新）
| 貼ってよい（構造の情報） | 貼ってはいけない（個人情報・機密） |
| 列名（例：顧客名・ステータス） | 顧客の実名・取引先名 |
| 匿名化した入力例（{法人名A} 等） | 氏名・住所・電話番号・メールアドレス |
| 件数・規模感（1,000件規模など） | マイナンバー・銀行口座・カード情報 |
| 更新タイミング・入力する人の役割 | 契約金額・見積内容・社内機密 |
| 困りごと・改善したいポイント | ログインID・パスワード・APIキー |
会社で AI 利用ガイドラインがある場合は、必ずそれに従ってください。生成 AI のサービス側のデータ利用規約も、無料プランと有料プランで違うことがあります。
AIの回答を人が必ず確認するポイント
AI の回答は、たたき台としては優秀ですが、業務理解は持っていません。次の点は必ず人が確認します。
- 「使われていない」と判定された列が、実は法務・監査用に必須ではないか
- 「重複している」と判定された列が、実は別の業務単位で使われていないか
- 「自動化できる」と判定された列が、特殊な例外計算を含んでいないか
- AI が知らない社内ルール・契約条件が、その列を必須にしている可能性
特に、AI は「常識的にはこう」と返してきますが、現場固有の事情はわかりません。最終的な判断は、その業務を実際に回している担当者と決めるのが現実的です。
まとめ：AIは列整理のたたき台に使う
AI を業務台帳の整理に使うときは、次の流れに整理すると無理がありません。
- 列名・入力例・利用者・更新タイミング・困りごとを準備する
- 個人情報・機密情報は除いてから AI に渡す
- 基本プロンプトで列の意味と改善候補のたたき台をもらう
- 「残す・分ける・消す・自動化する」の4つに振り分けてもらう
- 重複列・意味が混ざった列の指摘をもらう
- 出てきた案は人が必ず確認し、現場の事情と照らし合わせて決める
AI は「列を整理してくれる存在」ではなく、「整理のたたき台を素早く作ってくれる存在」です。最終判断は人に残しておくと、結果のブレも、社内での合意形成のしにくさも減らせます。
業務台帳の列整理そのものの観点については「業務台帳の項目整理チェックリスト」で 10 観点と 4 アクションを整理しています。Excel管理表の限界を見極める段階で迷っている場合は「Excel管理表が限界になる5つのサイン」、ツールを変えるかどうか判断したい場合は「Web化すべき業務と、まだExcelでよい業務の違い」もあわせてご覧ください。
