権限・履歴・承認 Excel管理表で過去の値が消える原因。変更前後を履歴で残す手順
導入契約管理表や単価管理表で、今の値は分かっても「前はいくらだったか」「いつ何から何に変えたか」がたどれないことはありませんか。取引先から「先月の単価と違う」と指摘されても、変更前の値が残っていないと経緯を説明できません。これは記録する人の...
権限・履歴・承認
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権限・履歴・承認 Excel管理表でいつの変更か特定できない原因。更新日時を証跡として残す手順
導入契約管理表や申請管理表で、変更があったのは分かっても「それが何日の何時の操作だったか」までは分からない、ということはありませんか。同じ日に複数回直された行では、どれが最終の判断なのか、締めの前か後かも特定できません。これは記録する人の不...
権限・履歴・承認 Excel管理表で変更者を後から確認できない原因。更新者を証跡として残す手順
導入監査や取引先からの照会で「この金額を変えたのは誰ですか」と問われたとき、表を見ても答えられないことはありませんか。変更の事実は残っていても、誰の判断だったかが分からず、当時を知る人を探し回ることになります。これは記録する人の不注意という...
権限・履歴・承認 Excel管理表で何を記録すべきか分からない原因。証跡の対象を決める手順
導入監査や取引先からの問い合わせに備えて「記録を残しておこう」と思っても、何を残せばよいか分からず、結局あらゆる操作を記録しようとして手が回らない、ということはありませんか。逆に、いざ問い合わせが来たときに肝心の操作が記録されておらず、説明...
更新理由管理 Excel管理表で更新理由が短すぎる原因。入力例とNG例で品質をそろえる手順
導入更新理由を書く欄を作っても、「修正」「変更」「対応済」のような一言だけで、後から読んでも何のことか分からない、ということはありませんか。理由は埋まっていても中身がなく、結局その変更をした本人に聞くしかなくなります。これは書く人の手抜きと...
更新理由管理 Excel管理表で更新理由の書き方がバラつく原因。選択式で統一する手順
導入更新理由を残すようにしたものの、人によって書き方がバラバラで、「値引」「ねびき」「価格調整」「お客様都合」が同じことを指しているのか違うのか分からない、ということはありませんか。理由は残っていても、種類ごとに集計できず、傾向がつかめませ...
更新理由管理 Excel管理表で説明できない変更が起きる原因。重要項目に理由必須化する手順
導入更新理由の列を作ったのに、忙しいと理由が空欄のまま値だけ変わっている、ということはありませんか。後から「なぜこの金額にしたのか」を聞いても、本人も覚えておらず、理由列があっても経緯が追えません。これは書かない人のだらしなさというより、ど...
更新理由管理 Excel管理表で変更経緯が追えない原因。更新理由列で記録する手順
導入顧客管理表や契約管理表を見返したとき、値は変わっているのに「どういう経緯でこうなったのか」が分からないことはありませんか。担当が代わると過去のいきさつを知る人がいなくなり、同じ判断を一からやり直すことになりがちです。これは前任者の引き継...
権限・履歴・承認 Excel管理表でいつ確認されたか分からない原因。確認日列を作って残す手順
導入契約管理表や部門台帳で、ある行が「確認済み」になっていても、それがいつの確認なのか分からないことはありませんか。半年前に確認したきり内容が変わっているのに「確認済み」のまま放置され、古い確認を新しい確認と同じに扱ってしまいます。これは確...
権限・履歴・承認 Excel管理表で誰が確認したか分からない原因。確認者列を作って残す手順
導入申請管理表や契約管理表で、確認状態が「確認済み」になっていても、それを誰が確認したのかが分からないことはありませんか。内容に疑問が出たとき確認した本人に聞けず、責任の所在も曖昧なまま処理が進んでしまいます。これは確認した人の記録不足とい...