権限・履歴・承認 Excel管理表で承認済みか分からない原因。承認状態列で見える化する手順
導入申請管理表や見積管理表で、ある案件が承認待ちなのか、もう承認されたのか、差し戻されたのかが表から読み取れないことはありませんか。承認者に「あれ通りましたか」と毎回確認したり、差し戻したつもりの案件が処理されていたりします。これは承認者の...
権限・履歴・承認
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権限・履歴・承認 Excel管理表で確認済みか分からない原因。確認状態列で漏れを防ぐ手順
導入申請管理表や問い合わせ管理表で、ある行がもう確認されたのか、まだ手つかずなのかが見ただけでは分からないことはありませんか。確認したつもりの行をもう一度確認したり、逆に誰も見ていない行が締めまで残ったりします。これは確認した人の伝達不足と...
変更履歴管理 Excel管理表で履歴管理が続かない原因。重要列に絞って履歴を残す手順
導入契約管理表や請求管理表で「変更履歴を残そう」と決めたのに、いつの間にか誰も書かなくなっていた、ということはありませんか。すべての変更を記録しようとすると入力が重く、忙しい時期から記入が止まり、結局形だけの履歴シートが残ります。これは続け...
変更履歴管理 Excel管理表で値を変えた理由が分からない原因。重要変更時の理由列を作る手順
導入契約管理表や単価管理表で、金額や契約条件が前と違うのに「なぜ変えたのか分からない」ことはありませんか。値引きしたのか入力ミスを直したのか判断できず、過去のいきさつを知る人に聞いて回ることになりがちです。これは変更した人の説明不足というよ...
変更履歴管理 Excel管理表で誰が更新したか分からない原因。更新者列を作って残す手順
導入複数人で使う案件管理表や在庫管理表で、値が変わっているのに「誰が直したのか分からない」ことはありませんか。内容を確認したくても誰に聞けばよいか分からず、結局チャットで全員に「これ直した人いますか」と投げることになりがちです。これは更新し...
変更履歴管理 Excel管理表でいつ更新されたか分からない原因。更新日列を作って残す手順
導入顧客管理表や案件管理表を開いて、「この情報、いつの時点のものだろう」と迷ったことはありませんか。古い住所のまま郵送してしまった、ステータスが何か月も前の状態で止まっていた、といったことは更新日が分からない表でよく起こります。これは見てい...
役割別権限 Excel管理表でマスタや設定が勝手に変わる原因。管理者権限を分ける手順
導入顧客管理表や業務台帳で、プルダウンの選択肢や集計の数式、シートの構成が、気づいたら変わっていて「誰がいつ直したのか分からない」ことはありませんか。入力者が良かれと思って分類を1つ足した結果、集計が合わなくなった、といったことも起こります...
役割別権限 Excel管理表で確認済みの扱いが曖昧な原因。確認者の編集範囲を決める手順
導入申請管理表で「確認済みかどうか」を担当者ごとに違うやり方で書いていた。ある人は備考に「OK」と書き、別の人は確認日列に日付だけ入れ、別の人は何も書かずに口頭で「確認した」と伝えていた。後で「これは確認済みなのか？」を見返しても判別できな...
役割別権限 Excel管理表で入力者が他の列まで触ってしまう原因。入力範囲を決める手順
導入申請管理表で、本来は申請者が「申請ID〜申請日」だけ入力すればいい設計だったのに、新人が「ついでに」と確認者が入れるべき確認日も自分で入れてしまったり、承認状態の数式まで上書きしてしまった。指導しても、しばらくすると別の人が同じことをす...
役割別権限 Excel管理表で誰に何をさせるか分からない原因。利用者の役割を洗い出す手順
導入部内の業務台帳に対して、新しく入った人から「これって僕も入力していいんですか？」「確認は誰がやるんですか？」と聞かれた。今までは古参メンバーが何となく役割分担していたが、文書化されていない。新人や異動者が来るたびに、口頭でその場で説明し...