導入
申請管理・見積管理・契約管理など、3〜30人で「申請 → 承認」工程が回るExcel管理表で起きやすいのが、「この行はもう承認されたのか、まだ承認待ちなのか、差戻されているのかが見ただけでは分からない」という困りごとです。承認結果を残す列がないと、案件ごとに承認者に問い合わせるしかなく、進捗確認の手間が大きくなります。差戻し対応の漏れも発生しやすく、月末に承認待ちが大量に残っていることに後から気付くケースもあります。
この記事では、Excel管理表に「未承認・承認待ち・承認済み・差戻し」の4状態を持つ承認状態列を追加し、承認状況を見える化する手順を紹介します。担当者の記憶やメールに頼らず、表自体で承認の進行を追える状態にしていきます。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 承認済みかどうか分からない |
| 主な原因 | 承認結果を記録する列がない |
| 解決方法 | 未承認・承認待ち・承認済み・差戻しを管理する |
| 対象業務 | 申請管理・見積管理・契約管理 |
| 対象人数 | 3〜30人 |
| 難易度 | ★☆☆☆☆ |
| 作成時間 | 15分 |
| 効果 | 承認状況を見える化できる |
| 向かないケース | 承認工程がない表 |
この記事は管理表を作り替えるのではなく、承認状態列を追加するだけで、承認進行の見える化を実現するための内容です。
なぜその管理表はうまくいかないのか
承認状況が分からない管理表は、行ごとの承認結果を残す列がありません。Excelには承認ワークフロー機能がないため、運用で列を持たない限り、状態は把握できません。承認列がないと、申請者は自分の案件が承認されたのか差戻されたのかをメールや口頭で確認することになり、案件数が増えるほど確認の手間が雪だるま式に増えていきます。
これは承認者の対応力ではなく、承認結果を記録する列がないことが原因です。申請管理や見積管理のように工程が複数ある業務ほど、状態の見える化がないと進捗管理が成り立ちません。差戻しが起きた場合、申請者がそれに気付くタイミングが遅れ、対応が間に合わなくなるリスクもあります。
改善手順
ステップ1. 承認状態列を表に追加する
管理表に「承認状態」列を追加します。確認状態列の隣に置くと、確認 → 承認の流れがセットで把握できます。初期値は「未承認」とし、申請が承認者に渡ったタイミングで「承認待ち」、結果に応じて「承認済み」または「差戻し」に更新します。
ステップ2. 4状態の意味を揃える
「未承認」「承認待ち」「承認済み」「差戻し」の各状態の意味を文書化します。
- 未承認：申請がまだ承認者に渡っていない
- 承認待ち：承認者が見ている最中
- 承認済み：承認が完了
- 差戻し：承認者から修正依頼が出ている
意味を揃えないと、人によって解釈が異なり、状態が信用できなくなります。
ステップ3. プルダウンと条件付き書式を組み合わせる
承認状態列にデータの入力規則（プルダウン）を設定し、4つの選択肢から選ぶ運用にします。条件付き書式で、未承認はグレー、承認待ちは黄、承認済みは緑、差戻しは赤など色分けすると、進行状況が一目で分かります。
ステップ4. 差戻し時の運用を決める
差戻しが発生した場合の運用ルール（差戻し理由を別列に記入、申請者への連絡方法、再申請時の状態戻し方）を決めます。差戻し列が独立していると、何度差戻されたか、どこを修正したかも追えます。
ステップ5. ルールを表の中に書き残す
承認状態列の使い方・各状態の意味・色分け基準・差戻し時の手順を、表の先頭シートや別タブの「運用ルール」欄に明記します。新しい申請者・承認者が加わったときも、運用が伝わる状態を保ちます。
Before / After
| 観点 | Before | After |
|---|---|---|
| 課題 | 承認済みかどうか分からない | 承認進行が一目で分かる |
| 原因 | 承認結果を記録する列がない | 承認状態列が運用に組み込まれている |
| 運用 | 個別に承認者へ問い合わせる | 表を見れば状態が分かる |
| 確認 | 差戻し対応が遅れる | フィルタで差戻し行を抽出できる |
| 効果 | 進捗管理が成り立たない | 承認状況を見える化できる |
承認状態列があると、申請者・承認者・関係者全員が同じ情報を見て動けるようになり、進捗確認のための問い合わせが減ります。差戻し対応の漏れも見つけやすくなり、案件の停滞を防げます。
実務での注意点
- 承認工程がない表には向きません。承認なしで完結する業務に当てると、運用負担だけが残ります。
- 状態を増やしすぎないようにします。4状態で扱いきれないなら、業務工程そのものを見直す方が先です。
- プルダウンは必ず使います。手入力では「承認済」「承認済み」「承認OK」など表記がばらつき、フィルタが効きません。
- 状態の意味を曖昧にしないようにします。「未承認」と「承認待ち」を取り違えると、運用が崩れます。
- 差戻し履歴も残せると効果が上がります。差戻し回数や理由を別列に持つと、再申請時の判断材料になります。
Web化・スプレッドシート化との関係
Excel改善で足りる場合
3〜30人で、申請管理や見積管理をExcelで運用している場合は、承認状態列を1列追加するだけで進捗管理が大きく改善します。Excelのまま、プルダウンと条件付き書式で十分に機能します。
スプレッドシート化・Web化を考える場合
ワークフロー機能を持つ業務ツールに移行すると、状態遷移・通知・承認権限がシステム側で制御され、運用負担が下がります。Excelで承認状態列を運用してみて「通知が手間」「権限を厳密に分けたい」と感じる場合は、ツール変更の判断材料になります。
最後に、ツールを変える前に承認状態列を整えておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、状態管理の考え方として残ります。承認状況を見える化する仕組みは、どのツールでも有効です。
まとめ
承認済みかどうか分からないのは、承認結果を記録する列がないことが原因です。未承認・承認待ち・承認済み・差戻しの4状態を持つ承認状態列で管理すれば、承認状況を見える化でき、進捗確認や差戻し対応が滞らない運用に近づけられます。
