Excel管理表 CSV列名を標準化する手順

導入

Excel管理表が部署や担当者ごとに分かれていて、同じ「お客様番号」のはずなのに、ある表では「顧客ID」、別の表では「お客様コード」と書かれている、ということはありませんか。業務台帳や顧客管理、案件管理を3〜50人で運用していると起きやすい状態です。

そのまま複数の表からCSVを出し合うと、取込先での項目名が揃わず、突合や集計のたびに人手で名寄せする手間が発生します。原因の多くは、列名が表ごとに違うまま運用が積み重ねられてきたことにあります。

この記事では、Excel管理表のCSV列名を標準化し、複数表の連携をしやすくするための見直し手順を紹介します。明日から少しずつ揃えていける範囲で整理しました。

ここで紹介するのは、Excel管理表を一気に作り替えるのではなく、CSV連携で使う項目名ルールを先に決めて、現場で少しずつ揃えていく見直し方法です。

列名が表ごとに違うのは、担当者の気まぐれではなく、表が作られた時期と用途がバラバラで、共通ルールを持たないまま増えてきたことが原因です。次のような状態になっていないかを確認してみてください。

このような状態では、CSVを出して取込先に流すたびに、誰かが手作業で項目名を直す必要が出てきます。担当者の知識や工夫に依存した運用になっていて、属人化の原因にもなりがちです。

CSV用の項目名を標準化するための手順を、30分ほどで取り組める順に整理しました。業務台帳や顧客管理、案件管理など、複数の表をまたぐ業務を想定しています。

最初に、CSV連携の対象になっている表をリストアップし、それぞれの列名と取込先の項目名を一覧にします。表1の「顧客ID」と表2の「お客様番号」、取込先の「customer_id」がすべて同じ情報を指している、といった対応関係を可視化することがゴールです。

取込先の項目名に合わせるのか、社内で呼びやすい日本語に統一するのかをまず決めます。続いて、半角・全角、スペース有無、英語表記の場合のスネークケースなど、表記の細かいルールを書き出します。あまり細かくしすぎず、判断に迷わない程度で構いません。

ルールに沿って、「業務用の正式な項目名」「取込先での項目名」「現状の各表での列名」を1枚にまとめた対応表を作ります。これがCSV連携のマスタになります。新しい表を作るときも、対応表を見れば列名がブレません。

すべての表を一度に書き換える必要はありません。次に大きく改修するタイミングや、月次運用で触る順番で、対応表に沿って列名を直していきます。一度に変えるとCSV出力先や関数参照が壊れることがあるので、優先順位を付けて進めるのが安全です。

今後新しい表を作る人が同じ問題を生まないように、「列名を決めるときは対応表を確認する」という運用ルールを残します。対応表の置き場所と、ルール改訂時の連絡先を併せて書いておくと、引き継ぎがスムーズです。

ポイントは、項目名のルールと対応表を1か所にまとめて、担当者が変わっても参照できる状態を作ることです。表ごとの判断ではなく、組織として揃えた項目名で動けるようになります。

1つの表だけで完結する業務には向きません。CSV連携や複数表の集計を行わず、社内で1つの管理表だけ使っているなら、列名の標準化までやり込む必要は薄いです。表をまたいで集計する業務に絞って導入しましょう。
細かい命名規則を増やしすぎないようにします。覚えきれないルールは結局守られません。
既存の表をすべて一度に変えないようにします。CSV出力先や関数を壊さないよう、段階的に進めます。
対応表は紙ではなく、共有フォルダや管理表シートに置いておくと参照されやすくなります。
取込先システムの仕様が変わったときの更新フローも、簡単で構わないので決めておきます。