導入
問い合わせ分類や商品分類のExcel管理表で、「大分類：機能要望」「小分類：ログイン」と「大分類：障害」「小分類：ログイン」のように、同じ小分類名が複数の大分類にぶら下がっていませんか。一覧では区別できているつもりでも、集計時に小分類だけで集めると、別文脈の数字が混ざります。
これは入力者の問題ではなく、表の側で大分類と小分類の関係を管理する仕組みがないことが原因です。この記事では、Excel 管理表 親子マスタを構築し、分類集計を安定させる手順を紹介します。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 分類の階層関係が崩れる |
| 主な原因 | 大分類と小分類の関係を表で管理していない |
| 解決方法 | 親分類IDと子分類IDを持つマスタにする |
| 対象業務 | 問い合わせ分類・商品分類・案件分類 |
| 対象人数 | 5〜100人 |
| 難易度 | ★★★☆☆ |
| 作成時間 | 90分 |
| 効果 | 分類集計が安定する |
| 向かないケース | 分類が単純な表 |
この記事は、分類を1次元のリストではなく、親子構造のマスタとして整える内容です。
なぜその管理表はうまくいかないのか
分類の階層が崩れる管理表には、共通する特徴があります。
- 大分類と小分類が別々のプルダウンで、関係が固定されていない
- 同じ小分類名が複数の大分類で使われている
- マスタが「大分類リスト」と「小分類リスト」の2本立てで、対応が取れない
- 集計時に小分類だけで集めても、文脈が違う数字が混ざる
- 階層を増やしたいときにシート構造を変える必要がある
担当者は分類を選んで登録していますが、組み合わせが自由なため、本来あり得ない組み合わせも生まれます。問題は、表の側で「親と子の関係」を表現する仕組みがないことです。
改善手順
ステップ1. 親子関係を整理する
まずは紙やシートに、大分類と小分類の対応を書き出します。「大分類A の下に 小分類a1, a2, a3」「大分類B の下に 小分類b1, b2」のように、ツリー構造で整理します。
ステップ2. 親分類マスタを作る
「親分類マスタ」シートを作り、「親分類ID」「親分類名」「有効フラグ」の列を用意します。各大分類に一意のIDを振ります。
ステップ3. 子分類マスタを作る
「子分類マスタ」シートを作り、「子分類ID」「子分類名」「親分類ID」「有効フラグ」の列を用意します。すべての子分類に親分類IDを紐付けます。
ステップ4. 連動プルダウンを設定する
業務表で大分類を選んだら、対応する小分類だけがプルダウンに出る連動方式を設定します。INDIRECTやFILTER関数で実現できます。
ステップ5. 業務表は子分類IDで持つ
業務表は「子分類ID」を持ち、表示用の大分類名・小分類名はマスタから引きます。これで集計時に階層をたどれます。
ステップ6. 階層追加・変更時の手順を決める
新しい大分類や小分類を追加するときの手順を決めます。マスタ更新ルールに沿って申請・承認の上で反映、変更履歴も残します。
Before / After
| 観点 | Before | After |
|---|---|---|
| 課題 | 親子関係が崩れる | 親子IDで階層を保つ |
| 原因 | 別々のプルダウン | 連動プルダウン |
| 運用 | 自由な組み合わせ | 整合する組み合わせのみ |
| 確認 | 集計が混ざる | 階層で集計可能 |
| 効果 | 分類集計が不安定 | 分類集計が安定する |
「大分類別」「小分類別」のどちらでも、文脈を保ったまま集計できるようになります。
実務での注意点
- 分類が単純な表（数項目程度）には、親子マスタは不要です
- 階層を3階層以上に増やすと運用が重くなる（必要十分な階層数に抑える）
- 連動プルダウンは関数が複雑になるため、最初はシンプルな2階層から
- 親分類が変わる場合の影響範囲をあらかじめ整理しておく
- 過去データの分類は、移行時にツリーに合わせて整える
最初から完璧な階層を作らず、よく使う2階層に絞って構築するのが現実的です。
Web化・スプレッドシート化との関係
Excel改善で足りる場合
利用者が5〜100人で、分類が数十〜数百程度なら、Excelのマスタシートと連動プルダウンで十分対応できます。INDIRECTやFILTERを活用すれば、Excel上でもツリー構造を保てます。
スプレッドシート化・Web化を考える場合
階層が深い、複数システムで分類を共有したい、外部システムとAPI連携したい場合は、スプレッドシートやWebツール、分類マスタ専用システムへの移行も検討する価値があります。
ツールを変える前に、親子関係を整理しておくと、移行先でもそのまま使えます。
まとめ
Excel管理表で分類の階層関係が崩れるのは、大分類と小分類の関係をマスタで管理していないためです。親分類マスタと子分類マスタを分けて持ち、連動プルダウンを設定すれば、分類集計が安定し、階層を保ったままの集計が可能になります。
