引き継ぎ設計 Excel管理表のファイル探しに時間がかかる原因。保存場所を引き継ぐ手順
導入「先月の月次集計のファイル、どこに置いてあったっけ？」と聞かれて、毎回探し回ることはないでしょうか。前任者の個人ドライブにあったり、メール添付で送られてきたものをローカルに保存していたり、保存場所は人の記憶に依存しがちです。引き継ぎ時に...
難易度★☆☆☆☆
引き継ぎ設計 
引き継ぎ設計 Excel管理表の引き継ぎが漏れる原因。引き継ぎ対象を一覧化する手順
導入異動の季節になると、前任者から引き継ぐ管理表を順番に確認していくのが定番です。しかし、しばらく経ってから「あの表、引き継ぎ受けてなかった」と発覚することがあります。気付いたときには前任者は他部署、データは古いままという状態に陥りがちです...
定期メンテナンス Excel管理表に入力漏れが残る原因。未入力率で必須ルールを見直す手順
導入申請管理や案件管理のExcel管理表を集計しようとしたら、肝心の列が空欄ばかりだった――そんな経験はないでしょうか。本来は全件入力されているはずの列に未入力が混ざっていると、集計値も信用できなくなり、報告のたびに「これは抜けていないです...
定期メンテナンス Excel管理表の選択肢が増えすぎる原因。未使用率と要望で見直す手順
導入案件管理や申請管理のExcel管理表を開くと、選択肢のドロップダウンに何十項目も並んでいる。「その他」の割合が異常に高い、3年前のキャンペーン名が消えずに残っている、似た言葉が複数並んでいる――こんな状態に心当たりはないでしょうか。入力...
定期メンテナンス Excel管理表で不要列が増える原因。空欄率と利用目的で整理する手順
導入長く使われているExcel管理表ほど、いつの間にか列の数が増えています。半分以上が空欄のまま放置されている列、誰のために残っているか分からない列。入力者は「全部埋めるべきか」と迷い、結局よく分からない情報まで入力するか、空欄のまま提出す...
定期メンテナンス Excel管理表が腐る原因。月1回や四半期ごとに見直し日を決める手順
導入何年も同じExcel管理表を使い続けていると、いつの間にか古い列や使わない選択肢ばかりが残っていることがあります。誰も困っていないけれど、誰も整理もしていない。気付くと、入力者にとっては「これ何の列だっけ」と迷う材料が増えていきます。部...
業務フロー・責任設計 Excel管理表が勝手に改造される原因。変更依頼の受付先を決める手順
導入毎月使っているExcel管理表を開いたら、見慣れない列が増えていた。誰が、いつ、何のために追加したのか分からない。問い合わせても「便利だと思って入れた」と返ってきて、ルールごと変わってしまっている。こうした「勝手な改造」は、3〜50人で...
業務フロー・責任設計 Excel管理表の問い合わせ先が分からない原因と、先頭シートに明記する手順
導入社内で長く使われているExcel管理表ほど、「これってどう入力するのが正解？」「この列って何のため？」と聞かれることが増えていきます。聞かれた側も自信がなく、別の担当に振ったまま回答が止まる。質問のたらい回しが起きるたび、入力者は判断を...
業務フロー・責任設計 Excel管理表のオーナー不在で修正が止まる原因。副担当を決める手順
導入月次の集計をまとめている担当者が休んだ瞬間、毎月使っているExcel管理表の更新が止まってしまった。問い合わせや修正依頼は届いているのに、誰も対応に踏み込めない。こうした場面は、月次管理や申請管理、業務台帳のように継続的に動かしている管...
業務フロー・責任設計 Excel管理表が更新されない理由。管理表ごとに責任者を1人決める手順
導入部署で共有しているExcel管理表が、いつの間にか古い情報のまま放置されている。列の意味が分からないまま新しい人が入力を続け、ルールがどんどん崩れていく。声をかけても「自分の担当ではないので分からない」と返ってきてしまう。こうした状態は...