Excel管理表担当者列で案件を絞り込む手順

導入

案件管理や営業管理、顧客管理のExcel管理表で、「○○さんの案件はどれ？」と聞かれるたびに、備考欄やファイル名を見て探していないでしょうか。担当者の情報が表のあちこちに散らばっていると、絞り込みや件数集計が毎回手間になり、引き継ぎ時にも誰の担当か分からない案件が出てきます。

これは担当者の意識の問題ではなく、担当者を独立した列として持っていないことが原因です。本記事では、担当者列を1列追加し、担当者マスタを別シートに置いてプルダウン化することで、絞り込みも集計もそのまま動く状態にする手順を15分でまとめます。

担当者列が用意されていない管理表では、次のような問題が同時に起きます。

担当者の情報が「ある」のに使えないのは、列として独立していないからです。直すべきは入力者の習慣ではなく、担当者を1列で持つレイアウトです。

直す前 — 担当者が備考に埋もれている:

直した後 — 担当者列をプルダウン化し、備考は補足だけに:

直した後の表は、担当者列でフィルタをかければ1人分だけが瞬時に出せ、COUNTIFで担当別件数も自動集計できます。

まず、現在の表で担当者の情報がどこに入っているかを書き出します。1か所だけとは限らず、列・備考・ファイル名・シート名に分散していることが多いです。

操作: 別シートのA列に「現在の担当者情報の場所」、B列に「実例」、C列に「表記の揺れ」を3〜5件記入します。

記入例:

正式表記の担当者一覧を別シートに用意します。本表からはこのマスタを参照します。

操作: 新規シート「マスタ_担当者」を作り、A列に「氏名」、B列に「部署」、C列に「有効フラグ（在籍中=1／退職=0）」を入力します。氏名は「田中太郎」のように姓名フルネームで統一します。

記入例:

本表の左寄りに担当者列を1列追加します。位置は案件名の右隣など、目で追いやすい場所を選びます。

操作: 担当者を置きたい位置の列ヘッダーを右クリックして「挿入」を選びます。列名は「担当者」とします。

✗悪い例: 「担当」だけの列名にすると、担当部署と区別しづらい ◎良い例: 「担当者」と書き、必要なら「副担当者」列も別に立てる

担当者列にプルダウンを設定し、マスタの値だけが選択できるようにします。

操作: 担当者列のデータ範囲（例: C2:C1000）を選択し、「データ → データの入力規則 → 設定 → 入力値の種類:リスト → 元の値:=マスタ_担当者!$A$2:$A$50」を入力します。OKを押せば、各セルでプルダウンが開きます。

✗悪い例: プルダウンを使わず、自由入力のまま運用する ◎良い例: マスタ参照のプルダウンにし、退職者は「有効=0」でフィルタして表示しないようにする

ステップ1で洗い出した「現在の担当者情報」を見ながら、本表の各行に担当者を埋めていきます。あわせて、備考欄から担当者の文字列を取り除きます。

操作: 同じ担当者が続く範囲を選んで、先頭セルでプルダウンから値を選んだあと、Ctrl + D で範囲全体に流し込みます。備考欄に残っている「田中対応中」の表記は、置換（Ctrl + H）でまとめて削除します。

記入例:

向かないケースとしてまず押さえておきたいのが、担当者が固定の表です。1人だけが運用する個人用の管理表では、担当者列を追加しても全行同じ値が並ぶだけで、絞り込みには使えません。

誰の案件か探しにくいのは、担当者情報が備考やファイル名に入っていることが原因です。担当者列を作り選択式で管理すると、担当者別のフィルタや件数集計がそのまま使え、引き継ぎや異動時の付け替えも一括でできるようになります。

次のステップとして、状態列や期限列など、ほかの絞り込み軸も同じ要領で整え、案件の検索性を全体で底上げするのが効果的です。