Excel管理表判断軸から項目を逆算する手順

導入

営業管理や契約管理、月次管理のExcel管理表で「情報はたくさん入っているのに、肝心の判断には使えない」と感じたことはありませんか。列が増えれば判断に役立つはずが、実際にはどの列を見ればよいか分からず、結局担当者に口頭で聞くことになります。

これは情報の多さや少なさの問題ではなく、表で判断したい内容が決まっていないことが原因です。判断軸が定まっていないと、必要な情報と不要な情報が混ざり、決められない表になります。

3〜30人で使う管理表でも、「判断したいこと」から逆算して必要項目を組み立てれば、項目設計がぶれにくくなります。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、判断軸を起点に項目を見直す内容です。

判断に使えない管理表には、共通する特徴があります。

第一に、判断したい内容が決まっておらず、「集めれば後で使える」発想で項目が増えているケースです。第二に、判断したい内容は決まっているが、それを表側に明示していないケースです。

第三に、利用者ごとに判断したいことが違っていて、表が「全部入り」になっているケースです。たとえば営業担当は商談状況を判断したい、上長は売上見込みを判断したい、経理は請求準備を判断したい、というように立場で違います。第四に、判断に使う列が、他の参考情報の中に埋もれて目立たないケースです。

これらは作る側の能力ではなく、判断軸の言語化と表側への反映が抜けているのが本当の原因です。

判断したいことから必要項目を逆算する手順です。

「この表で何を判断したいか」を5〜10件書き出します。たとえば「来月の売上見込み」「対応が遅れている案件」「契約更新が近い顧客」「請求漏れ候補」など、判断内容を具体的に言葉にします。

各判断について「これを判断するためには何の情報がいるか」を書き出します。判断1つに対して3〜5項目程度に絞ります。

複数の判断で共通して使う項目は「必須項目」とし、特定の判断でしか使わない項目は「補助項目」として分類します。逆に、どの判断にも使われていない列は不要候補です。

判断×項目のマトリクスを別シートに作っておきます。新しい判断要件が追加されたときに、必要項目を逆算しやすくなります。

頻度の高い判断に使う項目を、表の左側（最初に目に入る位置）に配置します。補助項目は右側にまとめます。