Excel管理表確認項目を明文化する手順

導入

請求管理や申請管理、契約管理のExcel管理表で「確認者によって見るところが違う」と感じたことはありませんか。Aさんは金額を中心に見て、Bさんは添付資料を中心に見る、Cさんは期限を中心に見る、というように観点がバラバラだと、確認の品質が安定しません。

これは確認者の経験や癖の問題ではなく、確認項目が表側で明文化されていないことが原因です。何をチェックすればよいか書かれていなければ、人によって判断が違うのは自然なことです。

3〜30人で使う管理表でも、確認項目を明文化するだけで品質をそろえやすくなります。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、確認項目を一覧化して品質をそろえる内容です。

確認観点がブレる管理表には、共通する特徴があります。

第一に、確認項目が文書化されていないケースです。経験者の頭の中にしかないと、新しい確認者には伝わりません。第二に、書かれてはいるが網羅されていないケースです。「主に見る項目」しか書いてないと、それ以外は人によって判断が違います。

第三に、確認項目が長すぎて誰も読まないケースです。10項目以上並ぶと、確認者は途中で止まります。第四に、確認の重要度が同じレベルで並んでいて、優先順位が伝わらないケースです。

これらは確認者の能力ではなく、確認項目の明文化と優先付けが管理表側で抜けていることが本当の原因です。

確認項目を明文化する手順です。

その業務で確認すべき内容を洗い出します。必須項目の入力有無、金額の妥当性、期限の超過、添付資料の有無、承認の有無など、思いつく観点をすべて書きます。

確認項目を「必須」「推奨」「参考」の3段階に分けます。必須は最大5項目までに絞ります。多すぎると守られません。

各項目について、「何を見て」「どう判断するか」を1行で具体的に書きます。たとえば「金額：見積書と一致しているか」「期限：本日から3営業日以内か」のように、判断基準まで含めます。

「確認項目一覧」というシートを管理表ファイル内に作り、3段階分けと各項目の内容を載せます。シート名と場所は、利用者がすぐ参照できる位置にします。

月1回、確認漏れや判断のばらつきがなかったか、3件ほど抽出して振り返ります。観点を追加・削除する材料にします。