導入
営業管理や案件管理、問い合わせ管理の表は、複数の担当者が同じ1枚の表を共有して使うことが多くあります。多くの現場では、全員分の案件が1つの表に並んでいて、担当者は自分の名前を頼りに、毎回スクロールしながら対象の行を探しています。5〜50人で使う表になると行数が増え、自分の担当だけを見たいのに全体が目に入り、見落としや確認漏れが起きます。フィルターをかけても、ほかの人がかけ直すと元に戻ってしまいます。この記事では、担当者ごとに自分の行だけが見えるビューや抽出シートを作り、自分の担当を素早く確認できるようにする見直し方を説明します。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 担当者が自分の対象行を探しにくい |
| 主な原因 | 全員分を同じ表で確認している |
| 解決方法 | 担当者別ビューや抽出シートを作る |
| 対象業務 | 営業管理・案件管理・問い合わせ管理 |
| 対象人数 | 5〜50人 |
| 難易度 | ★★★☆☆ |
| 作成時間 | 60分 |
| 効果 | 担当者ごとの確認が速くなる |
| 向かないケース | 担当者が1人だけの表 |
この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、上の解決方法に沿って担当者ごとの見え方を別シートで用意するための内容です。元の表は全体の正本として残します。
なぜその管理表はうまくいかないのか
担当者が自分の行を探しにくいのは、本人の探し方が悪いからではありません。1枚の表が「全体を管理する」役割と「個人が自分の担当を確認する」役割を兼ねていることが原因です。
- 全員分の案件が同じ並びにあり、自分の行が散らばっている
- フィルターは表全体の設定なので、複数人が同時に使うとぶつかる
- 担当者列を頼りに、毎回スクロールして探すしかない
- 全体が目に入るため、自分の担当に集中しにくい
全体管理と個人の確認は見たい範囲が違うため、1枚で兼ねると個人の確認が後回しになります。問題は担当者ではなく、個人向けの見え方が用意されていないことにあります。
改善手順
ステップ1. 担当者を特定する列を整える
まず、誰の案件かを示す担当者列が正しく入っているか確認します。表記ゆれがあると抽出が効かないため、担当者名はプルダウンなどで統一しておきます。
ステップ2. 全体用の表を正本として固定する
全員分が並ぶ元の表は、全体の正本として位置づけます。入力や更新はこの表に対して行い、担当者別シートはここから派生させます。
ステップ3. 担当者別の抽出シートを作る
担当者ごとに、自分の案件だけを表示するシートを作ります。担当者列の値で正本の表から該当行を抽出し、自分の担当だけが並ぶようにします。
ステップ4. 確認の入口を担当者別シートに変える
日々の確認は担当者別シートから行う、という運用に統一します。全体の状況を見たいときだけ正本の表を開く、という使い分けを決めます。
Before / After
| 観点 | Before | After |
|---|---|---|
| 課題 | 自分の対象行を毎回スクロールで探す | 担当者別シートに自分の案件だけが並ぶ |
| 原因 | 全員分を同じ表で確認している | 正本の表と担当者別ビューを分ける |
| 運用 | フィルターが他の人とぶつかる | 各自が自分のシートを見るので干渉しない |
| 確認 | 全体が目に入り集中しにくい | 自分の担当だけに絞って確認できる |
| 効果 | 見落としや確認漏れが起きる | 担当者ごとの確認が速くなる |
担当者別シートを作ると、各担当者は自分の案件だけを見られます。全員が同じ表でフィルターを奪い合うこともなくなり、担当者ごとの確認が速くなります。
実務での注意点
- 担当者が1人だけの表には向きません。分ける相手がいないため、シートが増えるだけになります
- 担当者が増減するたびにシートの追加や削除が必要になるので、抽出条件は担当者名を変えるだけで済む形にします
- 担当者別シートはあくまで確認用とし、入力や更新は正本の表に対して行うようにします
- 担当者名の表記ゆれがあると抽出が漏れるため、入力の時点で名前を統一します
- シートを作りすぎて管理が重くなる場合は、フィルター機能で代える方法も検討します
Web化・スプレッドシート化との関係
Excel改善で足りる場合
営業管理や案件管理で、担当者が5〜50人程度、入れ替わりもそれほど多くないなら、Excelで担当者別の抽出シートを用意するだけで、自分の担当を探す手間は大きく減ります。
スプレッドシート化・Web化を考える場合
担当者の入れ替わりが多い、各自に自分の案件だけを見せて他人の案件は隠したい、外出先からも確認したい、といった要望が強くなってきた場合は、利用者ごとに表示を変えられるスプレッドシートやWebのツールも選択肢になります。
ツールを変える前に、まず担当者列の整理と、全体・個人の見え方の切り分けをしておくと、Excelを続ける場合にも別のツールへ移る場合にも、その整理をそのまま活かせます。
まとめ
全員分が並ぶ表では、担当者が自分の対象行を探しにくく、見落としも起きます。原因は個人向けの見え方がないことなので、担当者別ビューや抽出シートを作れば、担当者ごとの確認が速くなります。
