Excel管理表で選択肢や担当者情報が混ざる原因。マスタを別シートに分ける手順

導入

案件管理表の「担当者」列を直接タイピングで入力していると、田中／田中さん／田中（営業）が同じ人を指しているのに別の値として扱われ、ピボットで担当別件数を集計したら同じ人が3行に分かれて表示される――こんな場面はありませんか。

これは入力者がうっかりミスをしているのではなく、選択肢として使う値（担当者・分類・状態など）を入力表に直接書かせていることが原因です。本記事では、選択肢用のマスタシートを別に作り、入力表からはマスタを参照する形に変えて、選択肢の管理を一箇所に集約する手順をまとめます。

項目	内容
解決する課題	選択肢や担当者情報が入力表に混ざる
主な原因	入力データとマスタデータを同じ場所で管理している
解決方法	マスタ用シートを作り、入力表から参照する
対象業務	案件管理・顧客管理・申請管理
対象人数	3〜30人
難易度	★☆☆☆☆
作業時間	30分
用意するもの	対象のExcelファイル／編集権限
効果	選択肢の管理が楽になる
向かないケース	選択肢がほぼ変わらない表（メンバー固定の小規模管理など）

マスタを分けると、「メンバーが増えた」「分類を1つ追加した」といった更新が、入力表の何百行を触らずにマスタ1行追加で済みます。

担当者が雑なのではなく、選択肢の正本がどこにも置かれていないことが原因です。見直しは、選択肢を1か所にまとめたシートを作ることから始めます。

直す前 — 入力表に直接担当者名を打ち込む:

直した後 — マスタを別シートに分け、入力表は参照:

シート「担当者マスタ」

担当者ID	氏名	部署	有効
U-001	田中一郎	営業	有効
U-002	鈴木二郎	営業	有効
U-099	佐藤三郎	退職	無効

シート「案件_入力」

案件ID	案件名	担当者ID	担当者名（参照）	分類
240401	4月見積	U-001	田中一郎	営業
240402	5月契約	U-001	田中一郎	営業
240403	6月提案	U-001	田中一郎	営業

担当者氏名の表記が完全に揃い、ピボットでの「田中」分岐がなくなります。

入力表とは別に、選択肢を持つシートを1枚作ります。最初は担当者と分類の2つだけで構いません。

操作: ファイルにシート「担当者マスタ」「分類マスタ」を新規作成する。タブ色は紫（マスタ）で統一する。A列に「ID」、B列に「名前」、C列に「補足」、D列に「有効/無効」を並べる。

記入例（担当者マスタ）:

担当者ID	氏名	部署	有効
U-001	田中一郎	営業	有効
U-002	鈴木二郎	営業	有効
U-003	佐藤三郎	経理	有効

入力表で手入力させていた列を、マスタ参照のプルダウンに変えます。

操作: 入力表の「担当者ID」列を選択→「データ」→「データの入力規則」→「リスト」→「元の値」に =担当者マスタ!$A$2:$A$100 を入れる。同じ要領で「分類」列もマスタ参照にする。

記入例:

列	入力規則
案件_入力!C列（担当者ID）	=担当者マスタ!$A$2:$A$100
案件_入力!E列（分類）	=分類マスタ!$A$2:$A$50

✗悪い例: 「田中」「田中さん」を許容する自由入力 ◎良い例: IDだけ選ばせ、氏名は参照で表示

担当者IDだけだと人間には読みにくいので、隣に氏名を表示する列をVLOOKUPで作ります。

操作: 入力表D列（担当者名）に =IFERROR(VLOOKUP(C2,担当者マスタ!A:B,2,FALSE),"") を入れる。マスタにないIDが入ったら空欄になるのでミスにすぐ気づける。

記入例: