Excel管理表承認前チェック条件で差戻しを減らす手順

導入

申請管理や契約管理、請求管理のExcel管理表で「承認者まで上げたあとに、必須項目の抜けや添付漏れが見つかって差戻し」という経験はありませんか。差戻しが多いと、承認者にも申請者にも負担がかかり、業務全体が停滞します。

これは承認者のチェック不足ではなく、承認に回す前のチェック条件が決まっていないことが原因です。承認依頼の段階で「最低限これは満たしている」という条件が表側にないと、不備のあるまま承認に回ってしまいます。

3〜30人で使う管理表でも、承認前チェック条件を決めるだけで、差戻しを大きく減らせます。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、承認依頼前のチェック条件を整える内容です。

不備が承認に回る管理表には、共通する特徴があります。

第一に、承認依頼前のチェック項目が決まっていないケースです。申請者は「とりあえず承認依頼」という動きになり、承認者が代わりに細かい確認をするしかなくなります。

第二に、必須項目が明示されておらず、空欄でも承認依頼に進めるケースです。第三に、確認者と承認者の役割分担ができていないケースです。承認者が確認まで担うと、確認の質も承認のスピードも落ちます。

第四に、承認依頼を進める前のセルフチェックがないケースです。

これらは申請者の手抜きではなく、承認に至るプロセスの整理が管理表側で抜けていることが本当の原因です。

承認前チェック条件を決める手順です。

「必須項目がすべて入っている」「確認者の確認が完了している」「添付資料がそろっている」「金額の妥当性が確認されている」など、5項目程度に整理します。

管理表に「承認前チェック」列を1列追加します。プルダウンで「未チェック」「チェック中」「チェック済み」を設定します。

承認依頼に進める条件を「承認前チェック」がチェック済みであること、と決めます。表の冒頭シートに明記します。

必須項目が空欄の場合、見出しに色を付ける、もしくは条件付き書式で行に色を付けて、申請者が気付けるようにします。

月1回、差戻しになった案件の原因を3件ほど抽出します。同じ原因が続けば、承認前チェック条件に新しい項目を追加します。