Excel管理表で目的が曖昧な原因と、判断軸を1文で決める方法

導入

部門共通のExcel管理表を見ていて、「この表は結局、何のために作ったんだっけ」と思ったことはありませんか。列が増え続け、誰がどう使うかは決まっていない、けれど運用は続いている、という状態になりがちです。

これは作った人や運用している人の問題ではなく、表の目的が1つに決まっていないことが原因です。目的が曖昧だと、誰かが「あったら便利そう」という理由で列を追加し、結果的に重い表になってしまいます。

2〜30人で使う管理表でも、「この表で何を判断するか」を1文で決めるだけで、不要な列を減らしやすくなります。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を大きく作り直すのではなく、上記の解決方法に沿って、目的を1文で言語化して列の取捨選択をしやすくする内容です。

目的が曖昧な管理表には、共通する特徴があります。

第一に、最初の作成者が異動・退職して、「なぜこの列があるのか」を知る人がいなくなっているケースです。第二に、いろいろな部署が「あったら助かる」と列を追加し続け、表が肥大化しているケースです。第三に、目的を口頭でしか共有しておらず、運用者ごとに違う認識でいるケースです。

第四に、目的を「データを集めること」とだけ捉えていて、何を判断するかが定まっていないケースです。集めるだけでは活用につながりません。

これらは個人の問題ではなく、表の役割をオーナーが言語化していないことが本当の原因です。

管理表の目的を1文で決める手順です。

目的を決められる人を1人決めます。複数人で合意するより、1人が「この表のオーナーは私」と引き受けるほうが運用は早く整います。

「この表は、〇〇を判断するためにある」という形で、目的を1文で書きます。たとえば「この表は、今月どの案件に追加対応が必要かを判断するためにある」のように具体化します。長くしないことが大事です。

列を1つずつ「この目的に必要か？」で見直します。直接必要な列、間接的に必要な列、参考情報の列に分け、参考情報の列は別シートに移すか削除を検討します。

決めた1文を、ファイル冒頭のシート、または各シートのA1セルに書いておきます。今後の追加列の判断基準になります。

目的は業務の変化で変わります。半年に1回はオーナーが目的文を見直し、必要なら更新します。