Excel管理表承認状況ビューの作り方

導入

申請管理や見積管理のExcel管理表で、ある申請がいま誰の承認待ちなのか、承認状況をすぐに答えられますか。「たぶん部長のところで止まっている」と推測で答えたり、本人に聞いて回ったりしているうちに、承認の遅れに気づくのが遅くなる——5〜100人で回す管理表では、よく起こることです。

これは承認する人の対応が遅いという問題ではなく、承認状態と承認者が集計されておらず、いまの承認状況が見えないことが原因です。この記事では、Excel管理表で承認待ち・差戻し・承認済みを表示するビューを作り、承認滞留を見つけやすくする方法を紹介します。

この記事は管理表を大きく作り替えるのではなく、承認の状態と承認者を整理し、承認状況を見るビューを1つ加えるという範囲に絞っています。

承認待ちの状況がつかめない管理表には、共通した特徴があります。

まず、承認の状態がはっきりした列になっていません。「承認待ち」「差戻し」「承認済み」といった段階が決まっておらず、備考欄に文章で書かれているだけだと、状態で絞り込むことができません。

次に、いま誰の番なのかが記録されていません。承認者の列がない、または空欄のままだと、止まっている場所を特定できず、確認は人づてになります。

さらに、承認状況が集計されていません。承認待ちが全体で何件あるか、差戻しがどれだけ滞っているかが数字になっていないため、滞留に気づくのが遅れます。

これらは承認者の怠慢ではなく、承認の状態と担当を集計できる形で持っていないために起こります。

承認待ち・差戻し・承認済みを表示するビューを作る手順を、5つのステップで進めます。

まず、承認がいくつの段階を通るのかを整理します。「承認待ち」「差戻し」「承認済み」のように、業務に必要な段階を必要な数だけ決めます。最初は少なめにしておくと運用しやすくなります。

いま誰の番なのかを記録する承認者の列を用意します。次に対応すべき人が一目で分かることで、止まっている場所を特定できるようになります。

承認状態の列は、決めた段階の値だけが入るようにします。プルダウンで選べるようにしておくと、表記がばらつかず、状態で正しく集計できます。

明細とは別に集計用のシートを用意し、承認待ち・差戻し・承認済みの件数や、承認者ごとの承認待ち件数を表示します。承認状況がひと目で分かるようにします。

承認状況ビューをいつ誰が見るかを決めます。承認待ちが一定の日数を超えたものを確認する、といったルールを添えておくと、滞留している申請に早く気づけます。

承認の状態と承認者を集計できる形にしておくと、どこで止まっているかがビュー上に現れるため、承認の滞留に早い段階で気づき、催促や調整の判断がしやすくなります。

承認状況ビューを作るときは、次の点に気をつけてください。

対象人数が5〜100人でも、承認の段階が単純で承認者の入力が安定していれば、承認状況ビューはExcelの標準機能の範囲で作れます。まずはExcelの中で承認状況が見える状態にするのが近道です。

承認の段階が多い、承認のたびに通知や記録を残したい、という場合は、共有しやすいスプレッドシートや、承認フローを持つWeb化したツールが候補になります。ただし、その場合でも承認の段階と承認者の決め方は先に整理が必要です。

ツールを変える前に、承認の段階と承認者を整理しておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、同じ承認状況の見方をそのまま引き継げます。

誰の承認待ちか分からないのは、承認状態と承認者を集計していないことが原因です。承認待ち・差戻し・承認済みを表示するビューを作っておけば、承認滞留を見つけやすくなり、止まっている申請に早く気づいて対応できるようになります。