導入
担当別の案件管理ファイルを統合しようとしたら、営業1課は「金額」、2課は「Amount」、3課は「価格」と列名がバラバラ。さらに営業2課には「与信ランク」、3課には「初回連絡日」など独自列が並んでいて、機械的にコピー＆ペーストできない――こんな場面はありませんか。
これは担当者の好みの違いではなく、担当者ごとに自由に列を追加できる運用になっていて、共通列と個別列が分離されていないことが原因です。本記事では、全ファイルの列を突き合わせて「共通列」と「個別列」に分類し、統合表の列構成を確定する手順をまとめます。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | ファイルごとに列構成が違い統合できない |
| 主な原因 | 担当者ごとに列を勝手に追加している |
| 解決方法 | 共通列と個別列を分けて整理する |
| 対象業務 | 営業管理・案件管理・問い合わせ管理 |
| 対象人数 | 3〜50人 |
| 難易度 | ★☆☆☆☆ |
| 作業時間 | 30分 |
| 用意するもの | 担当別ファイル群／列突合用の新シート |
| 効果 | 統合前の差分を把握できる |
| 向かないケース | 全ファイルが完全に同じ構造の業務 |
全ファイルの列を1枚の突合表で見えるようにすれば、何を統一し、何を残し、何を捨てるか機械的に判断できます。
なぜその管理表はうまくいかないのか
- 担当者ごとに自由に列を追加してきた
- 同じ意味の列に違う名前を付けている（金額／Amount／価格）
- 列の順序がファイルごとにバラバラ
- 「与信ランク」「初回連絡日」など担当者独自の列が混在
- 列名の表記揺れ（半角／全角／大小文字）
担当者の自由運用ではなく、共通項目と個別項目を分けて管理するルールがないことが原因です。見直しは、全ファイルの列を1枚の表に並べて、共通と個別を仕分けるところから始めます。
完成イメージ
直す前 — 列構成が3者3様:
営業1課: [案件名, 顧客, 金額, 進捗, 担当, 与信]
営業2課: [Project, Customer, Amount, Status, 与信ランク, 開始日]
営業3課: [商談, 取引先, 価格, ステータス, 確度, 初回連絡日, 備考]
→ 機械的に統合できず、毎回手作業で整える。
直した後 — 共通列＋個別列で整理:
統合表:
共通列（全ファイル共通）:
[案件ID, 担当課, 担当者, 案件名, 顧客名, 金額, 進捗, 登録日]
個別列（担当課単位の特性）:
[与信ランク（1課・2課のみ）, 確度（3課のみ）, 備考（全課）]
廃止列（重複や不要）:
[Project (=案件名), Customer (=顧客名), Amount (=金額), Status (=進捗)]
統合表に何を入れて何を捨てるかが、突合表で判断できる。
改善手順
ステップ1. 全担当ファイルの列一覧を作る
各ファイルの列名を1枚に並べます。
操作: 新規Excelに「列突合表」シートを作り、A列に営業1課の列、B列に2課の列、C列に3課の列を縦に並べる。
記入例:
| 営業1課 | 営業2課 | 営業3課 |
|---|---|---|
| 案件名 | Project | 商談 |
| 顧客 | Customer | 取引先 |
| 金額 | Amount | 価格 |
| 進捗 | Status | ステータス |
| 担当 | （無し） | （無し） |
| 与信 | 与信ランク | （無し） |
| （無し） | 開始日 | 初回連絡日 |
| （無し） | （無し） | 確度 |
| （無し） | （無し） | 備考 |
並べただけで、列名の表記揺れと独自列が見える。
ステップ2. 同じ意味の列を統一する
意味が同じだが名前が違う列を1つの正式名称にまとめます。
操作: 突合表に「統合表での列名」列を追加し、同じ意味の列を正式名称で揃える。
記入例:
| 営業1課 | 営業2課 | 営業3課 | 統合表での列名 |
|---|---|---|---|
| 案件名 | Project | 商談 | 案件名 |
| 顧客 | Customer | 取引先 | 顧客名 |
| 金額 | Amount | 価格 | 金額（円） |
| 進捗 | Status | ステータス | 進捗 |
| 担当 | （無し） | （無し） | 担当者（2課・3課はファイル名から補完） |
| 与信 | 与信ランク | （無し） | 与信ランク（3課は空欄） |
| （無し） | 開始日 | 初回連絡日 | 登録日（1課はファイルメタから補完） |
| （無し） | （無し） | 確度 | 確度（1課・2課は空欄） |
| （無し） | （無し） | 備考 | 備考 |
統合表での列名は、最も意味が明確で短い名前を選ぶ。
✗悪い例: 統合表に営業1課の名前「金額」「顧客」を採用 → 営業2課・3課の人が混乱 ◎良い例: 全課を見て「金額（円）」「顧客名」と意味が補強された名前にする → 誰でも分かる
ステップ3. 共通列と個別列を分類する
統一した列を「共通」「個別」「廃止」に分類します。
操作: 突合表に「分類」列を追加。出現頻度と業務上の必要性で判定する。
記入例:
| 統合表での列名 | 出現ファイル | 分類 | 判定理由 |
|---|---|---|---|
| 案件ID | （新規） | 共通（必須） | 統合時に連番で付与 |
| 担当課 | （ファイル名から） | 共通（必須） | 統合のキー |
| 担当者 | 営業1課 | 共通（必須） | 2課・3課はファイル名から補完 |
| 案件名 | 全課 | 共通 | 基本項目 |
| 顧客名 | 全課 | 共通 | 基本項目 |
| 金額（円） | 全課 | 共通 | 基本項目 |
| 進捗 | 全課 | 共通 | 基本項目 |
| 登録日 | 営業2課・3課 | 共通 | 1課は補完して全課必須化 |
| 与信ランク | 営業1課・2課 | 個別 | 3課では使用しない |
| 確度 | 営業3課 | 個別 | 3課独自の指標 |
| 備考 | 営業3課 | 個別 | フリーテキスト、共通化に向かない |
共通列は全行で必須入力。個別列は該当課のみ入力、他課は空欄でOK。
ステップ4. 入力ルール・選択肢を統一する
列名だけでなく、入力ルールも統一します。
操作: 各列の入力ルール（型・選択肢・必須／任意）を突合表に追記する。
記入例:
| 統合表での列名 | 型 | 選択肢／フォーマット | 必須 |
|---|---|---|---|
| 案件ID | テキスト | 001、002（3桁ゼロ埋め） | 必須 |
| 担当課 | プルダウン | 営業1課／2課／3課 | 必須 |
| 担当者 | プルダウン | 担当者マスタから | 必須 |
| 案件名 | テキスト | 自由入力 | 必須 |
| 顧客名 | プルダウン | 顧客マスタから | 必須 |
| 金額（円） | 数値 | 整数（円） | 必須 |
| 進捗 | プルダウン | 提案中／確認中／受注／失注 | 必須 |
| 登録日 | 日付 | YYYY-MM-DD | 必須 |
| 与信ランク | プルダウン | A／B／C／未評価 | 任意 |
| 確度 | プルダウン | 高／中／低 | 任意 |
| 備考 | テキスト | 自由入力 | 任意 |
選択肢は事前にマスタ化しておくと、表記ゆれが起きない。
ステップ5. 統合表の列構成を確定する
突合と分類が完了したら、統合表の列構成を確定します。
操作: 突合表の「統合表での列名」と「分類」「型」「選択肢」を整理し、新しい統合表のヘッダーとして反映する。
記入例:
統合表の最終列構成:
| 列順 | 列名 | 分類 | 型 |
|---|---|---|---|
| A | 案件ID | 共通必須 | テキスト |
| B | 担当課 | 共通必須 | プルダウン |
| C | 担当者 | 共通必須 | プルダウン |
| D | 案件名 | 共通必須 | テキスト |
| E | 顧客名 | 共通必須 | プルダウン |
| F | 金額（円） | 共通必須 | 数値 |
| G | 進捗 | 共通必須 | プルダウン |
| H | 登録日 | 共通必須 | 日付 |
| I | 与信ランク | 個別 | プルダウン |
| J | 確度 | 個別 | プルダウン |
| K | 備考 | 個別 | テキスト |
共通列を左、個別列を右に置くと、フィルタ・ソート・集計がやりやすい。
実務での注意点
- 全ファイルが完全に同じ構造の業務（列名・順序・選択肢まで一致）では、この突合作業は不要です。そのまま統合できます。
- 突合表は捨てずに保管します。後から「なぜこの列名にしたか」を辿るための根拠資料になります。
- 個別列を統合表に入れる場合、空欄が大量に発生します。空欄＝該当しないという意味であり、ミスではないことをルール化しておきます。
- 列名統一の際、過去データの解釈が変わる場合があります（例:「金額」が税込か税抜か）。突合表に「データの意味」も書いておきます。
- 統合表に新しい列を追加するときは、突合表を更新してから行います。突合表が古くなると、また同じ問題が再発します。
まとめ
ファイル別に列構成が違って統合できない原因は、共通列と個別列の仕分けがされていないことです。全ファイルの列を1枚の突合表に並べ、同じ意味の列を統一し、共通と個別に分類すれば、統合表の列構成を機械的に確定できます。
次にやることは、自部署の担当別ファイル3つを開き、それぞれの列名をExcelの空シートに並べてみることです。意味が同じだが名前が違う列が見つかれば、本記事の突合作業の効果が出ます。あわせて、棚卸しは担当ファイルを一覧化して棚卸す手順、更新日確認は担当ファイルの更新日を確認する手順、統合の進め方は担当列でまとめる手順も参考になります。
