Excel管理表のWeb化後に一覧が見づらくなる原因。一覧表示で比較する手順

導入

Web化したら入力は楽になったが、一覧画面が見づらくて検索が遅くなった――こうしたケースがあります。Excelで慣れていた「全件を見渡す」「フィルタで絞る」が、Web化ツールでは思った通りに動かないことが原因です。

業務台帳・顧客管理・案件管理は、件数が多く、一覧で全体を眺めながら判断する業務です。一覧表示の使い勝手を比較しないままWeb化に進むと、運用に支障が出ます。原因は判断力ではなく、表示列や検索条件を整理していないことです。この記事では、一覧表示の見やすさでツールを比較する手順を整理します。

この記事は、入力画面と並んで一覧表示の使い勝手を比較するための内容です。

Web化ツールの一覧画面は、表示できる列数・1ページあたりの件数・フィルタの自由度がそれぞれ違います。Excelで横スクロールせずに全列を見られた表が、Web化後は画面に5列しか並ばないこともあります。

また、ビュー機能(フィルタ済み・並び替え済みの表示)の自由度もツールごとに違います。役割別にビューを使い分けたい場合、ビュー機能が弱いと運用が回りません。これは現場の慣れではなく、表示列・並び順・フィルタを整理していない問題です。

業務台帳・顧客管理・案件管理は、一覧から日々の判断を行う業務です。一覧表示の使い勝手は、運用速度に直結します。

「全件を眺める」「特定条件で絞り込む」「並べ替える」「印刷する」など、現場が一覧で行っている作業を書き出します。日次・週次・月次でパターンが違うこともあります。

一覧に表示する列を絞ります。全列を一覧に出すと窮屈になるため、「日常的に見る列」と「詳細画面で見る列」に分けます。表示列を5〜10列に抑えると、視認性が上がります。

「ステータスで絞る」「担当者で絞る」「期間で絞る」など、よく使うフィルタを書き出します。固定ビューとして保存できると便利です。役割別ビューが必要なら、ツール選定時の評価軸に加えます。

候補ツールでデモデータを入れ、実際の一覧画面を表示します。表示列の柔軟性、ページング、フィルタ、ビュー保存、エクスポート機能を比較します。現場でよく使う検索パターンを試すと、違いが見えてきます。

入力画面と同様に、一覧表示の評価を比較表に反映します。業務によっては一覧画面の使い勝手が最重要になることもあります。