Web化したのに業務が回らない原因。業務フローを棚卸しする手順

導入

Web化を完了したのに、現場で「画面はあるけど業務が回らない」と言われることがあります。入力画面は揃っているのに、入力前後の作業や承認の流れが見えていないと、Web化したシステムだけでは業務が完結しません。

申請管理・契約管理・問い合わせ管理は、入力前にデータを集め、入力後に確認や承認が走る業務です。原因は画面設計の不足ではなく、入力前後の作業を見ていないことです。この記事では、Web化前に業務フローを棚卸しする手順を整理します。

この記事は、画面項目と利用者の棚卸しに加えて、業務フロー全体を棚卸しするための内容です。

業務フローを棚卸しせずにWeb化を進めると、画面の中身は完成しても、画面に至るまでの作業や、画面の後の作業がカバーされません。「入力前にどこからデータが来るか」「入力後に誰が確認するか」「集計はどう取るか」「報告は誰に送るか」――これらが整理されていないと、画面だけ作っても業務が動きません。

申請管理を例に取ると、申請者が記入した内容を上長が承認し、承認後に経理が処理し、月末に集計して報告する、という流れがあります。Web化で画面だけ用意しても、承認・経理処理・集計・報告のフローが整っていないと、業務は止まります。これは個人の判断力ではなく、業務フローを棚卸しする仕組みがない問題です。

申請管理・契約管理・問い合わせ管理は、複数の役割がフロー上で連携する業務です。フロー棚卸しの効果が大きい領域です。

入力前から報告までの流れを、A4一枚に書き出します。箇条書き・図のどちらでも構いません。「誰が何をするか」を時系列で並べます。

データの源泉を確認します。他部署からCSVで受け取る、メールで連絡を受ける、顧客から電話を受ける、など、入力の前に何が起きているかを書き出します。Web化でフォーム入力に置き換えられる部分があるかも確認します。

入力されたデータを誰がいつ確認し、誰がいつ承認するかを整理します。承認フローが複数段ある場合は、すべての段階を書き出します。Web化ツールの承認機能(kintoneのプロセス管理など)に当てはめる準備になります。

入力データから集計を取り、誰に報告するかを書き出します。月次レポート、四半期報告、年度集計など、頻度別に必要なアウトプットを整理します。Web化ツールのレポート機能で対応できるか確認します。

整理した内容を業務フロー図にまとめます。スイムレーン形式(役割別に列を分ける図)で書くと、Web化ツールの画面・権限・フロー設計と対応付けやすくなります。