Web化前にExcel管理表を棚卸ししない原因。現行表を一覧化する手順

導入

Web化プロジェクトを始めるときに、最初に困るのは「どの表を対象にするか」が決められないことです。部内に何枚のExcel管理表があるか、それぞれが何の用途で使われているか、現状把握が曖昧なまま検討が進むと、移行範囲が広がり続けてプロジェクトが進みません。

業務台帳・申請管理・顧客管理など、Web化の検討対象になる表は複数あることが多いです。原因はやる気ではなく、現行表の全体像を把握していないことです。この記事では、Web化前に現行のExcel管理表を一覧化する手順を整理します。

この記事は、移行対象を選ぶ前に、現状の管理表を把握することにフォーカスした内容です。

現行表の棚卸しをせずにWeb化を始めると、「実はあの表もWeb化対象だった」「重複する表があった」が後から発覚し、計画が崩れます。Web化は1つの表を移すだけでも数か月かかることがあるため、対象範囲を最初に確定することが重要です。

また、部門内で同じような表が複数存在することもよくあります。「営業担当ごとの顧客一覧」「マネージャー用の顧客一覧」「経理用の顧客一覧」が別々に管理されている、というケースです。Web化はこれらを統合する機会にもなります。これは個人の問題ではなく、表の全体像を把握する仕組みがない問題です。

業務台帳・申請管理・顧客管理は、関連する表が複数存在しやすい領域です。棚卸しの効果が大きい業務です。

各メンバーに「日常的に使っているExcel管理表」をリストアップしてもらいます。共有フォルダ、個人ドライブ、メール添付などに分散していることが多いので、各人の視点で集めます。

最低限「表名」「保存場所」「主な利用者」「用途」の4列を持つ一覧を作ります。Excel・スプレッドシートどちらでも構いません。必要に応じて「更新頻度」「件数」「重要度」も加えます。

集まった表の中で、内容が似ているもの・重複しているものを特定します。Web化対象として統合できる候補をマークします。重複を放置すると、Web化後も別々のシステムに分かれてしまいます。

「同時編集が多い」「権限管理が必要」「件数が多い」など、Web化のメリットが大きい表を優先します。3段階(高・中・低)程度で十分です。1度に全表をWeb化しようとせず、優先度順に進めます。

優先度順に並べた一覧を、移行計画の入力として使います。「第1フェーズ：◯月までに高優先度3表」「第2フェーズ：半年後に中優先度4表」のように段階を分けます。