Excel管理表列ごとの目的を整理して不要列を減らす手順

導入

部門で運用しているExcel管理表に、いつの間にか「使われていない列」「目的不明の列」が混ざることがあります。担当者が見ても何を入力すべきか分からず、空欄のままになり、列だけが増えていきます。これは担当者の意識ではなく、列の目的と利用先が表に書かれていないことが原因です。

この記事では、Excel管理表の列ごとに利用目的・確認者・集計利用有無を決め、不要列を減らしやすくする手順を紹介します。

この記事は管理表を作り直すための内容ではなく、既存の表の列ごとに目的を整理して、20分で不要列を見つけやすくするための手順です。

列の目的が曖昧な管理表には、共通する状況があります。

担当者の意識ではなく、列の目的を残す欄が表側にないことが原因なので、見直しは列ごとの目的整理から始めます。

対象の管理表の列を書き出します。シートが複数ある場合も含め、入力対象になる列を全部並べます。

各列に「何のために使うか」を一文で書きます。「集計に使う」「確認に使う」「参考情報として残す」「外部提出資料に使う」など、用途を1〜2語で表現します。

各列の入力内容を確認する人を割り当てます。「主担当が確認」「別の担当者が確認」「確認なし」のいずれかを記録します。確認なしの列が多すぎる場合は、運用上の見直しが必要です。

各列が集計・報告・分析に使われているかを記録します。「月次集計で使う」「四半期報告で使う」「集計に使わない」のように具体的に書きます。

「利用目的が不明」「確認者なし」「集計利用なし」のすべてに該当する列を廃止候補とします。直ちに削除せず、別シートに退避して3か月運用し、問題なければ正式に削除します。

列ごとの目的を表に残しておくと、新しい列を追加する際の判断軸にもなります。

列の目的整理だけで運用が回るなら、Excelのまま不要列を整理する方が早く効果が出ます。

列の目的を集中管理したい、変更履歴を残したい場合は、メタデータ管理機能のあるツールへの移行を検討する根拠になります。

ツールを変える前にこの列の目的整理をしておくと、Excelを続ける場合にも別ツールへ移る場合にも、移行する列を必要なものに絞れます。

何のための列か分からず入力されない原因は、列の目的と利用先が曖昧なことにあります。列ごとに利用目的・確認者・集計利用有無を決める手順で、不要列を減らしやすくなります。