Excel管理表で確認済みか分からない原因と、確認結果を記録する方法

導入

申請管理や問い合わせ管理、契約管理のExcel管理表で「これ確認済みなんだっけ」と迷ったことはありませんか。確認した事実が記録されないと、ほかの担当者は判断できず、もう一度確認するか、確認者本人に聞くしかなくなります。

これは確認者の意識ではなく、確認結果を記録する仕組みが管理表側にないことが原因です。確認した事実が、確認者の頭やメールに留まっていれば、表から見える状態にはなりません。

3〜30人で使う管理表でも、確認状態・確認者・確認日の3つを記録するだけで、確認漏れを追いやすくなります。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、確認結果を残す仕組みを整える内容です。

確認済みか分からなくなる管理表には、共通する特徴があります。

第一に、確認結果を残す列がないケースです。確認した事実が表側に残らないので、後から見ても判断できません。第二に、確認結果はあるが、確認者や確認日が抜けていて状況が分からないケースです。

第三に、確認結果の書き方が決まっていないケースです。「OK」「済」「確認済み」など表現がバラバラだと、検索や集計が難しくなります。

第四に、確認結果の更新が「確認したら書く」運用になっておらず、書く担当者によって差が出るケースです。

これらは個人の問題ではなく、確認結果の記録ルールが管理表側で明示されていないことが本当の原因です。

確認結果を記録する手順です。

「確認状態」という列を1列追加し、プルダウンで「未確認」「確認中」「確認済み」「差戻し」の選択肢を設定します。書き方を1つに統一できます。

確認状態の隣に「確認者」列を追加します。プルダウンで利用者から選べるようにします。

「確認日」列を追加し、確認が完了した日付を残します。手入力やショートカット（Ctrl+;）で簡単に入れられます。

差戻しの理由や注意点を残したい場合は「確認メモ」列を加えます。長文にならないよう、見出しコメントに「短く一行で」と書いておきます。

月1回、確認状態が「未確認」「確認中」のままになっている行をフィルタで抽出し、担当者にフィードバックします。これで運用が定着します。