Web化の画面項目が決められない原因。列を一覧化して棚卸しする手順

導入

Excel管理表のWeb化を進めると、画面項目(フィールド)の設計で詰まることがあります。「この列は本当に必要？」「この列は何を入れる？」と一列ずつ判断していくと、議論が止まりません。原因は列ごとの利用状況を整理していないことです。

業務台帳・案件管理・契約管理は、列数が多くなりやすい業務です。Web化前に列の棚卸しをしないと、不要な列まで画面項目として作り込んでしまい、現場にとって使いにくい画面になります。この記事では、Web化前に列を一覧化して棚卸しする手順を整理します。

この記事は、Web化の画面設計に入る前に、現状の列を整理して取捨選択するための内容です。

Excel管理表は時間とともに列が増えていく傾向があります。最初は20列だったものが、5年後には50列になっていることも珍しくありません。すべての列が現在も使われているとは限らず、「とりあえず残っているだけ」の列も混ざります。

Web化時に「現状の列をすべて画面項目に」と進めると、入力負荷が高く、運用が回らない画面ができあがります。これは設計力ではなく、列の棚卸しをしていない問題です。Web化を機に、列を整理することで画面項目をスリム化できます。

業務台帳・案件管理・契約管理は、列数が膨らみやすい業務です。Web化を機に列を棚卸しすることで、現場が使いやすい画面に近づきます。

現状のExcel表の列を、別の表に「列名」「意味(何を入れる列か)」「入力者」「必須有無」の4軸で書き出します。1列で1行使って整理します。

各列の入力率(空欄率の逆)を確認します。空欄率80%以上の列は、本当に必要かを再確認します。必要な場合はその理由を、不要な場合は削除候補に分類します。

似た意味の列、別表記で同じ内容を入れる列は、統合候補にします。Web化時に1つの項目にまとめると、入力者も迷いません。

棚卸し結果から、Web化後の画面項目として残す列を決めます。基本的に「現在使われている」「業務上必要」な列だけを残します。「将来使うかも」は判断基準から外します。

各列について、入力規則(プルダウン候補、必須化条件、桁数など)も整理します。これがWeb化ツールでのフィールド設計書になります。