Excel管理表承認状態を列で管理する手順

導入

申請管理や契約管理、見積管理のExcel管理表で「これは承認されたんだっけ、まだなんだっけ」と判断に迷ったことはありませんか。承認の有無が表側に残らないと、関係者の頭の中やメールに依存することになります。

これは承認者の対応漏れではなく、承認状態を表で管理する列がないことが原因です。承認待ち・承認済み・差戻しのような状態が見える化されていなければ、現状把握も次のアクションも分かりません。

3〜30人で使う管理表でも、承認状態列を1列追加するだけで、見える化が進みます。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、承認状態を列で見える化する内容です。

承認状態が分からない管理表には、共通する特徴があります。

第一に、承認状態を残す列がないケースです。承認の有無が口頭・メール頼りになります。第二に、承認状態の表現がバラバラなケースです。「承認」「OK」「済」「了解」などが混在すると、検索や集計が困難になります。

第三に、承認待ちと差戻しが同じ「未承認」にまとめられているケースです。状態が区別されないと、次のアクションが見えません。

第四に、状態を更新するタイミングが決まっていないケースです。承認直後に書く運用がなければ、状態が古いまま残ります。

これらは関係者の問題ではなく、承認状態の管理ルールが管理表側で設計されていないことが本当の原因です。

承認状態を列で管理する手順です。

承認の流れに合わせて、状態を3〜5つに分けます。「承認待ち」「承認中」「承認済み」「差戻し」「却下」などが代表例です。多くしすぎると運用が崩れます。

管理表に「承認状態」列を1列追加します。プルダウンで上記の選択肢を設定します。

承認状態と一緒に、「承認日」「承認者」の2列を加えます。状態だけだといつ・誰が承認したか分かりません。

「承認したらその場で承認状態を更新する」「差戻しは差戻し時点で更新する」などのルールを決め、表の冒頭シートに書きます。

月1回、「承認待ち」や「承認中」のまま長く止まっている行をフィルタで抽出し、担当者にフィードバックします。これで運用が安定します。