Excel管理表使われないプルダウンの選択肢を実績で整理

導入

案件管理や申請管理のプルダウンに、もう使っていない古い区分や、一度きりで作った選択肢が残ったままになっていませんか。入力する人は「これは今も使うのか」と毎回迷い、似た選択肢のどちらを選ぶかで表記もばらつきます。

これは選択肢を整理する人が決まっておらず、定期的な見直しがされていないことが原因です。選択肢は足すのは簡単でも、減らすきっかけがないと増え続けます。この記事では、各選択肢の利用件数を見て、使われていない選択肢を根拠を持って整理する手順を説明します。

この記事は、選択肢を感覚で削るのではなく、利用件数という事実をもとに整理することを目指します。

選択肢が増え続ける表には、共通する状態があります。

担当者の選び方を責めても、迷いは減りません。原因は見直しの仕組みがないことなので、まずどの選択肢が実際に使われているかを数えるところから始めます。

直す前 — 使用実績の分からない選択肢が並ぶ:

入力者は「旧プランA」「暫定」を今も使うのか分からず、毎回手が止まります。

直した後 — 利用件数で整理し、候補を絞り込み:

使う選択肢だけが残り、入力者は迷わなくなります。

まず、各選択肢が実際に何件使われているかを数えます。

操作: 別シートに選択肢を縦に並べ、COUNTIF で対象列を数える。=COUNTIF(案件管理!C:C, A2) のように、直近の期間で集計する。

記入例:

選択肢	件数
新規	120
旧プランA	0

件数をもとに、削除・統合・保留を仕分けます。

操作: 集計表に「判定」列を足し、件数0は削除候補、数件のみは統合候補、一定数あるものは残すと分類する。

✗悪い例: 見た目で「古そう」だから消す／◎良い例: 直近1年の件数0だから削除候補にする

削除する選択肢が過去データで使われていないかを確認します。

操作: 削除候補の値が本表の過去行に残っていないか COUNTIF で確認する。残っている場合は、置換する新しい選択肢を決める。

記入例:

削除候補	過去データ件数	置換先
暫定	1	既存

整理結果に合わせてプルダウンの候補を更新します。

操作: データの入力規則で候補リストを更新する。入力ルール表に「廃止した選択肢」と廃止日を残しておく。

記入例:

選択肢	状態	廃止日
旧プランA	廃止	2026-06-01

放置するとまた増えるので、見直す周期を決めます。

操作: 四半期または半年ごとに、ステップ1〜4を繰り返す日を決めて表頭に書く。

◎良い例: 毎四半期の月初に利用件数を集計し、件数0の選択肢を整理する

使われない選択肢が残るのは、見直しの仕組みがないことが原因です。利用件数という事実で削除・統合・保留を仕分ければ、入力者の迷いを根拠を持って減らせます。まずは選択肢ごとの件数を COUNTIF で数えるところから始めてください。