Excel管理表申請別に承認者を決める手順

導入

申請管理や見積管理、契約管理のExcel管理表で「これ、誰の承認をもらえばいいんだっけ」と止まってしまった経験はありませんか。承認者が決まっていないと、申請が宙に浮き、関係者を回って探すことになります。

これは申請者の確認不足ではなく、申請内容ごとの承認者が業務側でも管理表側でも決まっていないことが原因です。承認者が一律「上長」になっていたり、暗黙の慣習になっていたりすると、運用に乗りません。

3〜30人で使う管理表でも、申請内容ごとに承認者を決めるだけで、承認責任が明確になります。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り変えるのではなく、上記の解決方法に沿って、申請内容と承認者の関係を整理する内容です。

承認者が分からなくなる管理表には、共通する特徴があります。

第一に、承認者が業務側でも決まっていないケースです。誰の承認を得れば成立するかが曖昧だと、申請者は判断できません。第二に、承認者は決まっているが、表側に書かれていないケースです。新しい申請者には伝わりません。

第三に、申請内容や金額によって承認者が分かれるのに、その分岐が表に書かれていないケースです。「金額が一定以上は部長」「契約条件変更は法務」のような分岐は、文書化しないと再現できません。

第四に、承認者の代替（不在時の代理）が決まっていないケースです。

これらは個人の責任ではなく、承認者と分岐の整理が業務側で言語化されていないことが本当の原因です。

申請内容別に承認者を決める手順です。

その業務で発生する申請の種類を洗い出します。「新規契約」「契約条件変更」「単価変更」「見積発行」「特別対応」など、5〜10種類に整理します。

種類ごとに承認者を決めます。役割名（部長、課長、法務担当）で書く方法と、個人名で書く方法があります。3〜30人規模なら役割名のほうが運用が続きやすいです。

「金額50万円以上は部長承認」のような分岐がある場合は、申請内容×金額帯のマトリクスで承認者を示します。

管理表に「承認者」列を追加し、プルダウンで承認者を選べるようにします。マトリクスに従って承認者を指定する運用にします。

承認者が不在のときの代替を、種類ごとに決めます。承認者一覧と代替を、ファイル冒頭シートに書いておきます。