Web化後の画面が誰向けか分からない原因。利用者を棚卸しする手順

導入

Excel管理表をWeb化するときに、画面項目だけ整理して進めると、「この画面は誰が使うの？」という疑問が後から出てきます。入力者・確認者・閲覧者が分かれている業務では、それぞれに合った画面と権限を用意する必要があります。

申請管理・案件管理・部門台帳などは、利用者の役割が複数に分かれる典型業務です。原因は判断力ではなく、入力者・確認者・閲覧者を整理していないことです。この記事では、Web化前に利用者を棚卸しする手順を整理します。

この記事は、画面項目の前に利用者を棚卸しすることで、画面と権限の設計を進めやすくするための内容です。

利用者を整理しないままWeb化を進めると、すべての画面に全機能を載せてしまい、現場にとって複雑な画面になります。入力者には入力画面、確認者には確認画面、閲覧者には閲覧画面、と役割別に絞ることで、画面はシンプルになります。

また、利用頻度の高い人と低い人の使い分けも重要です。日次で使う入力者と、月次で報告を見る役員では、必要な機能が違います。これは個人の判断力ではなく、利用者の役割と頻度を整理する仕組みがない問題です。

申請管理・案件管理・部門台帳は、複数の役割が交差する業務です。利用者棚卸しの効果が大きい領域です。

現状の管理表に関わるすべての人を書き出します。直接入力する人、データを確認する人、閲覧だけの人、集計を取る人、報告を受ける人など、関わるすべての役割を含めます。

「入力者」「確認者」「閲覧者」「集計者」「承認者」の5分類でラベルを付けます。1人が複数役割を持つ場合は、すべての役割を記録します。

各役割が「日次・週次・月次・年次」のどの頻度で使うかを確認します。日次入力者が多い表ほど、入力画面の使い勝手が最重要になります。月次閲覧者が多い表は、レポート機能が重要です。

「入力者画面」「確認者画面」「閲覧者画面」を別々に設計するか、共通画面で見せ方を変えるかを決めます。kintoneやAppSheetはビュー機能で役割別表示を作れます。

利用者棚卸しの結果を、画面設計書と権限設計書の入力にします。これにより、Web化ベンダーとの議論も「役割ごとに必要な画面と権限」で話せます。