ファイル・共有運用 Excel管理表で担当ファイルの所在が分からない原因。一覧化して棚卸す手順
導入「営業の案件管理表ってどこにあるの？」と聞かれて答えに困る。誰がどのファイルを持っているか部署内でも把握できておらず、退職者が残したファイルが個人PCに眠っているかもしれない――こんな場面はありませんか。これは把握不足ではなく、担当者ご...
ファイル・共有運用
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ファイル・共有運用 Excel管理表で担当別ファイルが集約できない原因。担当列でまとめる手順
導入営業部の案件管理が「営業1課_案件.xlsx」「営業2課_案件.xlsx」「営業3課_案件.xlsx」と課ごとのファイルに分かれていて、全社の案件数を集計しようとすると毎月3ファイルをコピー＆ペーストでつなげる作業が必要。集計後に1課で...
ファイル・共有運用 Excel管理表で作業中ファイルを誤って使う原因。作業中フォルダを切り分ける手順
導入月次報告の確認用に「月次報告_2024年04月_確認中.xlsx」を作って共有フォルダに置いておいたら、別部署の人がそれを正本と勘違いして役員に共有してしまった。中身がまだ確定していない数字だったので、訂正連絡で大慌てになった――こんな...
ファイル・共有運用 Excel管理表で正本と作業コピーが混ざる原因。正本専用フォルダを作る手順
導入「売上管理」フォルダを開くと、「売上管理_2024年04月.xlsx」と「売上管理_2024年04月_鈴木作業中.xlsx」と「売上管理_2024年04月_田中コピー.xlsx」が並んでいる。どれが他部署に共有していい正本で、どれが個人...
ファイル・共有運用 Excel管理表で異なる業務のファイルが混ざる原因。業務別にフォルダを分ける手順
導入営業部の共有フォルダを開くと、月次報告、売上集計、顧客台帳、出張申請、研修記録、議事録が同じ階層に並んでいる。「売上集計だけ見たい」と思っても、関係ない申請書や議事録に紛れていて、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる――こんな場面は...
ファイル・共有運用 Excel管理表で必要なファイルを探せない原因。共有フォルダの置き場所を1つに決める手順
導入「営業部の月次報告を見たい」と思って共有サーバーを探したら、「営業部共有」「部門共有/営業」「全社共有/営業部」「鈴木さんのフォルダ」と4か所に同じような名前のフォルダがある。それぞれ中身が違って、どれが正本なのか分からない――こんな場...
archive運用 Excel管理表でarchiveのファイルが無限に増える原因。保存期間を決める手順
導入archiveフォルダを開いたら、10年以上前の月次報告や、もう存在しない取引先の契約書まで延々と残っていて、フォルダサイズが100GBを超えている。クラウドストレージの容量を圧迫しているし、検索しても古い結果ばかり出てくる――こんな場...
archive運用 Excel管理表で過去版を探せない原因。archiveのファイル名を統一する手順
導入監査対応で「2023年9月の月次報告の確定版を出してください」と言われ、archiveフォルダを開いてみたら、「月次報告_v01.xlsx」「月次報告_確定.xlsx」「月次報告_提出版.xlsx」が並んでいて、どれが2023年9月分の...
archive運用 Excel管理表で古いファイルを誤って開く原因。更新後に旧版をarchiveへ移す手順
導入「月次報告_2024年03月.xlsx」を最新版だと思って開き、3月分の数値を上書きしてしまった。実は4月分の最新版が同じフォルダにあったのに、ファイル一覧の上にあった古い版を選んでしまった――こんな場面はありませんか。これは個人の確認...
archive運用 Excel管理表で旧版が正本と混ざる原因。archiveフォルダを作って分ける手順
導入共有フォルダに「売上管理_2024年03月.xlsx」「売上管理_2024年04月.xlsx」「売上管理_2024年04月_旧.xlsx」が並んでいて、どれが今使う正本か判別できない。古い版を誤って開いて修正してしまい、別の人が最新版に...