ファイル・共有運用 Excel管理表でファイル名から内容が分からない原因。業務名を入れて命名する手順
導入共有フォルダで「管理表.xlsx」「集計.xlsx」「一覧.xlsx」というファイル名が並んでいて、開いてみないとどの業務のものか分からない。誰かに「先月の売上ファイル送って」と言われても、それらしい名前のファイルが複数あって特定できな...
ファイル・共有運用
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ファイル・共有運用 Excel管理表で修正版の順序が分からない原因。版数v01・v02を付ける手順
導入報告書ファイルを修正するたびに「報告書_修正後.xlsx」「報告書_再修正.xlsx」「報告書_最終調整.xlsx」と増えていって、どの順番で修正したのか時系列が分からない。同じ日に何回も修正している日もあり、ファイル更新日時だけでは順...
ファイル・共有運用 Excel管理表でファイルがいつのものか分からない原因。日付を先頭に付ける手順
導入共有フォルダに「月次報告.xlsx」「月次報告_鈴木.xlsx」「月次報告_田中.xlsx」「月次報告_v2.xlsx」と並んでいて、それぞれがいつ作られたのか・どれが最新かが分からない。ファイル一覧の「更新日時」列だけでは、過去のリネ...
ファイル・共有運用 Excel管理表で「最新版」「最終版」が増える原因。日付と版数で命名する手順
導入申請書ファイルを「申請書_最新.xlsx」で保存していたら、後で修正が入って「申請書_最終.xlsx」を作った。そのあとさらに直して「申請書_最終2.xlsx」「申請書_本当の最終.xlsx」と増えていって、上長から「結局どれが本当に最...
ファイル・共有運用 Excel管理表で古いファイルを更新してしまう原因。編集前に正本を確認する手順
導入月初の売上集計を進めようと、いつも使っているデスクトップのファイルを開いて入力していた。1週間後に上長から「先週のデータが正本に反映されていない」と指摘が入り、確認したらデスクトップのファイルが2か月前の古い版だった。1週間分の作業がム...
ファイル・共有運用 Excel管理表で作業中ファイルを正本と取り違える原因。作業コピーの命名を分ける手順
導入請求管理表の月次集計をするときに「壊さないよう作業用にコピー」を作り、デスクトップで色々試した。終わったあと、間違えてその作業コピーを共有フォルダに戻し、本来の正本を上書きしてしまった。1か月分の入力が消えた――こんな場面はありませんか...
ファイル・共有運用 Excel管理表のファイルが散らばる原因。正本の置き場所を1つに決める手順
導入部署で使う管理表が、共有フォルダAに「営業用」、共有フォルダBに「経理用」、Cドライブのデスクトップに「鈴木さん作業用」、メール添付で「最新版」と4つの場所に散らばっている。新人が「どこを見ればいいですか」と聞いてくるたびに、毎回違う答...
ファイル・共有運用 Excel管理表でどれが正しいファイルか分からない原因。正本を1つに決める手順
導入部署内で売上管理表を共有していて、フォルダに「売上管理表.xlsx」「売上管理表_最新.xlsx」「売上管理表_修正後.xlsx」「売上管理表_2024-05.xlsx」と4つのファイルが並んでいる。月次集計を出そうとして開いたら、それ...