属人化診断 Excel管理表が前任者に聞かないと使えない原因。更新・確認・注意点を15分で棚卸し診断する手順
導入部門共通の案件管理表や月次報告台帳を引き継いだ直後に、列の意味は分かるのに「いつ、誰が、何のために更新しているか」が表のどこにも書かれておらず、前任者にメールで確認しないと作業が止まる、ということが起きていないでしょうか。「この列は月初...
管理表の問題診断
属人化診断 
属人化診断 Excel管理表で判断理由が備考欄に埋もれる原因。15分で結果列・理由列分離の必要性を診断する手順
導入契約管理表や申請管理表、顧客管理表を3〜30人で運用していると、判断結果と判断理由が同じ備考欄に長文で書かれていて、後から重要な経緯を探せなくなることがあります。「保留」とした理由、「却下」と判断した条件が長い文章の中に埋もれ、新しい担...
属人化診断 Excel管理表で判断基準が人によって違う原因。20分で文書化対象を診断する手順
導入申請管理表や案件管理表、問い合わせ管理表を3〜50人で運用していると、同じ状況なのに担当者によって入力結果が変わることがあります。Aさんは「保留」と書き、Bさんは「対応中」と書き、Cさんは空欄で残す。月末に状態列で集計しても、件数が現場...
属人化診断 Excel管理表が一人で止まる原因。20分で更新作業と代替担当の必要範囲を診断する手順
導入部門台帳や月次管理表、顧客管理表を3〜50人で運用していると、特定の担当者が休んだ瞬間に更新が止まることがあります。月末の集計直前にその人が不在になると、誰が何を更新すべきか分からず、関連業務も連鎖的に停滞します。代替担当を急いで立てて...
属人化診断 Excel管理表で入力例がなく粒度が揃わない原因。15分で整備対象を診断する手順
導入問い合わせ管理表や営業案件管理表、進捗管理表を3〜30人で運用していると、同じ列なのに人によって書き方の粒度が大きく違うことがあります。「対応中」と一語だけ書く人、「3/1にAさんから電話、再連絡待ち」と長文を入れる人、空欄のまま次に進...
属人化診断 Excel管理表の略語が伝わらない原因。用語一覧を15分で診断する手順
導入案件管理表で「DNG」「KK保留」「BL対象」のような略語や社内用語がそのまま列名・選択肢に並んでいて、新人や他部署の担当者から「これ、何の意味ですか」と毎日のように質問されていないでしょうか。略語を知っている人にとっては当たり前でも、...
失敗パターン診断 Excel管理表で例外ルールが増え続ける原因。標準と例外を30分で切り分ける診断手順
導入申請管理や契約管理を運用していると、「この顧客だけ特別対応」「この部署だけ別ルール」「過去にこういう経緯があって例外」と例外ルールが積み重なり、新人に説明しようとすると例外条件の方が分厚くなる――こんな状態になっていないでしょうか。これ...
失敗パターン診断 Excel管理表が引き継げない原因。列・ルール・手順を30分で診断する手順
導入長く運用しているExcel管理表を後任に渡そうとすると、「この列は何を入れるんですか」「これはどう判断するんですか」「月末はどう集計するんですか」の質問が止まらず、引き継ぎに1日では足りない――こんな経験はありませんか。前任者が当たり前...
失敗パターン診断 Excel管理表で同じ情報を二重入力する原因。正本と参照運用を30分で診断する手順
導入顧客管理表と案件管理表と請求管理表に、同じ顧客名・同じ電話番号・同じ住所をそれぞれ入力していないでしょうか。1社の情報が変わるたびに3つの表を直す必要があり、片方だけ直された結果、表ごとに違う情報が記録されてしまう――こんな状態に心当た...
失敗パターン診断 Excel管理表で集計後に手修正が続く原因。元データ構造を25分で診断する手順
導入売上管理や請求管理で、月次集計を出した後に「ここは別計算」「この列は手で入れ直し」「この行は除外」と毎回手修正を加えていないでしょうか。担当者が「いつもの手順」として作業を覚えているうちは回りますが、引き継ぎ時にその手順を再現できず、月...