導入
案件管理や営業管理、申請管理のExcel管理表で、同じ顧客の同じ案件が複数行に分かれて登録され、別々の担当者が並行で対応してしまうことはありませんか。途中で「あれ、この案件すでに対応中だったの？」と気づき、顧客に二度連絡してしまったり、見積を2通出してしまったりするケースもよくあります。
こうした案件の二重対応は、担当者の連携不足ではなく、案件を一意に識別する案件番号や受付ルールが表側で決まっていないことが原因です。「同じ案件かどうか」を機械的に判定する仕組みがなければ、別の担当者が新規受付として登録してしまうのは避けられません。
この記事では、案件番号の採番ルールを決めて既存案件に遡って付与し、新規受付時に重複候補を検知する仕組みを20分で完了させる手順として紹介します。終わったときに、新規受付前に「同じ顧客の対応中案件はないか」を確認できる状態になります。
この記事で解決すること
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解決する課題 | 同じ案件が複数行に分かれる |
| 主な原因 | 案件番号や受付番号が決まっていない |
| 解決方法 | 案件番号や受付日と顧客名を使って重複候補を探す |
| 対象業務 | 案件管理・営業管理・申請管理 |
| 対象人数 | 3〜50人 |
| 難易度 | ★☆☆☆☆ |
| 作業時間 | 20分 |
| 用意するもの | 対象のExcelファイル／編集権限 |
| 効果 | 案件の二重対応を防ぎやすい |
| 向かないケース | 案件単位で管理しない表 |
なぜその管理表はうまくいかないのか
案件の重複が起きる管理表には、共通する状況があります。
- 案件番号がない、または採番ルールが決まっていない
- 別の担当者が受付したとき、既存案件かどうかを確認する仕組みがない
- 顧客名だけで「同じ案件」を判定しようとし、別案件と見分けがつかない
- 受付チャネル（電話／メール／問合せフォーム）ごとに別行で登録される
- 「案件名」で同一判定したいが、表記ゆれで判定できない
- 二重対応に気づくのは、顧客から指摘されたとき
これは担当者間の連携不足ではなく、案件を一意に識別する仕組みがないことが原因です。見直しは、案件番号の採番ルールを決め、既存案件に遡って付番し、新規登録時に重複候補を検知できる仕組みを整えるところから始めます。
完成イメージ
20分後、案件管理表に案件番号列が整い、新規受付時に「同じ顧客の対応中案件」を自動表示する重複チェック列が動作する状態になります。
改善前 — 案件番号がなく、同一案件が複数行に:
| 顧客名 | 案件内容 | 担当 | 受付日 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| A社 | 見積依頼 | 田中 | 4/1 | 対応中 |
| A社 | 御見積お願い | 鈴木 | 4/3 | 対応中 |
| A社 | 4月見積 | 田中 | 4/5 | 完了 |
| B社 | 契約相談 | 佐藤 | 4/8 | 対応中 |
A社の3件が同じ見積案件か別案件か判別できず、複数担当者が並行対応しています。
改善後 — 案件番号と重複検知:
「案件採番ルール」シート（新規追加）:
| 項目 | ルール |
|---|---|
| 採番形式 | YYYYMM-連番3桁（例: 202604-001） |
| 採番タイミング | 受付時に必ず採番 |
| 採番担当 | 受付担当（不在時はチームリーダー） |
| 重複候補判定 | 同じ顧客の対応中案件があれば確認 |
データ表（元のSheet1） — 案件番号付き、重複チェック動作:
| 案件番号 | 顧客名 | 案件内容 | 担当 | 受付日 | 状態 | 重複チェック |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 202604-001 | A社 | 見積依頼 | 田中 | 4/1 | 対応中 | OK |
| 202604-005 | A社 | 御見積お願い | 鈴木 | 4/3 | 対応中 | 重複候補（同顧客対応中） |
| 202604-008 | A社 | 4月見積 | 田中 | 4/5 | 完了 | OK（過去完了） |
| 202604-010 | B社 | 契約相談 | 佐藤 | 4/8 | 対応中 | OK |
行2（案件202604-005）は同じA社の対応中案件があるため「重複候補」と表示され、登録前に確認できる状態です。
改善手順
20分ほどで4ステップを進めます。
ステップ1. 案件番号の採番ルールを決める
案件番号の形式・採番タイミング・採番担当を決めます。
操作: 新しいシート「案件採番ルール」を追加。A1に「項目」、B1に「ルール」と入力。採番形式・採番タイミング・採番担当・重複候補判定の方法を記入する。
採番形式の選び方:
| 形式 | 例 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| YYYYMM-連番3桁 | 202604-001 | 月別管理しやすい | 月をまたぐと判定がやや複雑 |
| YYYY-連番4桁 | 2026-0001 | シンプル | 年内の件数が見えにくい |
| 連番のみ | 1001, 1002 | 短い | 採番時期が分からない |
記入例:
| 項目 | ルール |
|---|---|
| 採番形式 | YYYYMM-連番3桁（例: 202604-001） |
| 採番タイミング | 受付時に必ず採番 |
| 採番担当 | 受付担当（不在時はチームリーダー） |
| 重複候補判定 | 同じ顧客の対応中案件があれば確認 |
✗悪い例: 採番ルールを「担当者の判断で適宜」とする ／ ◎良い例: 形式・タイミング・担当を明示する
ステップ2. データ表に案件番号列を追加し、既存案件に遡って採番する
案件番号列を新規追加し、過去データに遡って付番します。
操作: データ表の左端付近に「案件番号」列を1列追加。過去データに対して、受付日が古い順に採番（202604-001, 202604-002 …）。同じ顧客の同じ案件（重複と判明したもの）は1つにまとめ、同じ案件番号を持たせる。月をまたぐ場合は前月の番号体系から続けず、月ごとに001から開始する。
記入例: 採番後
| 案件番号 | 顧客名 | 案件内容 | 受付日 |
|---|---|---|---|
| 202604-001 | A社 | 見積依頼 | 4/1 |
| 202604-002 | C社 | 問合せ | 4/2 |
| 202604-003 | A社 | 4月分注文 | 4/5 |
| 202605-001 | A社 | 5月分注文 | 5/1 |
✗悪い例: 既存データに採番せず、新規受付からのみ採番開始する ／ ◎良い例: 過去データに遡って採番し、案件番号で一貫した判定ができる状態にする
ステップ3. 重複チェック列で同顧客の対応中案件を検知する
新規受付時に「同じ顧客の対応中案件」を自動検知する列を追加します。
操作: データ表の右端に「重複チェック」列を追加し、以下の式を入れる（顧客名がB列、状態がF列とする）:
=IF(AND(F2="対応中",COUNTIFS($B$2:B2,B2,$F$2:F2,"対応中")>1),"重複候補（同顧客対応中）","OK")
「対応中」の行に対して、上に同じ顧客で対応中の案件があれば「重複候補」と表示。条件付き書式で背景色を付けて目立たせる。
記入例: 設定後
| 案件番号 | 顧客名 | 状態 | 重複チェック |
|---|---|---|---|
| 202604-001 | A社 | 対応中 | OK |
| 202604-005 | A社 | 対応中 | 重複候補（同顧客対応中） |
| 202604-008 | A社 | 完了 | OK |
| 202604-010 | B社 | 対応中 | OK |
✗悪い例: 同顧客の全行を重複候補にする（完了案件まで警告対象になる） ／ ◎良い例: 状態が「対応中」の行同士で判定する
ステップ4. 新規受付時のチェック手順を周知する
仕組みを作っただけでは運用に乗らないため、新規受付時の手順を関係者に周知します。
操作: 案件採番ルールシートの末尾に「新規受付時のチェック手順」を追加:
1. 顧客名を入力する
2. 状態を「対応中」とする
3. 重複チェック列を確認する
4. 「重複候補」が出たら、既存案件の担当者と内容を確認
5. 同じ案件なら新規登録せず、既存案件にメモ追記
6. 別案件と判明したら、その旨を案件内容に明記して新規登録
このチェック手順を1回チーム全体で共有し、データ表の先頭シートにも参照リンクを残す。
✗悪い例: 重複チェック列を作って終わりにする（担当者が見方を知らず運用に乗らない） ／ ◎良い例: チェック手順を明文化し、関係者に1回周知する
実務での注意点
- 案件単位で管理しない表（タスクリスト、メモ）には向きません。案件番号の整備コストが見合いません
- 採番形式は途中で変えないでください。過去データとの一貫性が崩れます。最初の段階で「YYYYMM-001」「YYYY-0001」など、5年・10年スパンで使える形式を選んでください
- 「重複候補」が表示されても、必ず人が内容を確認してください。別案件のケース（追加注文・別件問合せ）もあるため、自動で削除してはいけません
- 同じ顧客が複数案件を並行で持つことは正常なので、すべてを「重複候補」と判断しないでください。ステップ3の式は「対応中」同士に限定しています
- 顧客名の表記ゆれがあると、重複判定が機能しません。事前に正式名称ルールで顧客名の表記を統一しておくと安定します
まとめ
案件が二重対応される問題の多くは、案件を一意に識別する案件番号と重複判定の仕組みがないことが原因です。20分で採番ルールを決め、既存案件に遡って付番し、重複チェック列を追加するだけで、新規受付時に同顧客の対応中案件を検知できる状態になります。
案件管理の重複対策とあわせて、顧客自身の重複登録対策も整えると、業務全体の重複問題が解消に向かいます。あわせて以下を参照してください。
