Excel管理表で編集者が分からず競合する原因。編集者一覧で把握する手順

導入

共有フォルダの案件管理表を開こうとしたら「ファイルは使用中です」と表示される。誰が開いているか分からず、しばらく待つしかない。やっと開けたと思ったら、別の人がさっき編集した内容が見えない――こんな場面はありませんか。

これは同時編集の事故ではなく、誰がいつどの程度の頻度でその表を編集しているかを組織として把握していないことが原因です。本記事では、編集者一覧と編集頻度を1枚にまとめ、競合リスクが高い組み合わせを事前に見つけられる状態にする手順をまとめます。

編集者一覧と編集頻度を可視化するだけで、競合リスクの高い組み合わせや、運用ルールが必要な業務が見えてきます。

担当者の確認不足ではなく、編集者と編集頻度を見える化する仕組みがないことが原因です。見直しは、その表に関わる人を全員洗い出して、頻度と紐づけるところから始めます。

直す前 — 編集者不明:

案件管理.xlsx（共有フォルダ）
編集者: ?
頻度: ?
競合: 月3〜4回発生（誰と誰の組み合わせか不明）

→ 競合の原因が特定できず、運用改善の手がかりがない。

直した後 — 編集者一覧で可視化:

編集者	役割	編集頻度	主に編集する列	想定時間帯
鈴木（営業1課）	案件登録	毎日	A〜D列	9:00〜10:00
田中（営業2課）	案件登録	毎日	A〜D列	10:00〜11:00
山田（営業3課）	案件登録	週3回	A〜D列	不定
佐藤（営業企画）	進捗更新	週次	E〜F列	金曜午後
部長	確認・コメント	週1回	G列	月曜朝

→ 鈴木・田中・山田が同じA〜D列を毎日編集→競合リスクが高い、と判明。

その管理表を編集する可能性のある人を一覧化します。

操作: 別シート「編集者一覧」を作り、A列に氏名（部署）、B列に役割、C列に編集頻度、D列に主に編集する列、E列に想定時間帯を書き出す。

記入例:

氏名（部署）	役割	編集頻度	主に編集する列	想定時間帯
鈴木（営業1課）	案件登録	毎日	A〜D列	9:00〜10:00
田中（営業2課）	案件登録	毎日	A〜D列	10:00〜11:00
山田（営業3課）	案件登録	週3回	A〜D列	不定
佐藤（営業企画）	進捗更新	週次	E〜F列	金曜午後
部長	確認・コメント	週1回	G列	月曜朝
経理鈴木	金額確認	月次	F列	月末

「閲覧のみ」の人は別表に分けて、編集者だけに絞る。

編集者一覧を、対象ファイルの中の専用シートに置きます。

操作: 対象のExcelファイルに新規シート「編集者一覧」を作り、ステップ1の表を貼り付ける。シートの先頭に役割を明記する。

記入例:

シート冒頭の説明文:

## このシートの役割
本ファイル「案件管理.xlsx」を編集する人の一覧と、各人の編集頻度・時間帯を示しています。
編集を行う際は、本一覧で他の編集者の想定時間帯を確認してください。
新たに編集する場合は、本一覧に追記してください。

最終更新: 2024-05-15（鈴木）

ファイルの中に置けば、開いたときに必ず目に入る。別ファイルだと忘れ去られる。

頻度の感覚値を、実際の編集回数で裏付けます。

操作: 1か月間、各編集者に「自分が編集した日」を別シート「編集ログ」に記録してもらう。

記入例:

1か月分のログがあれば、想定頻度と実態のズレが見える。

編集者×時間帯のマトリクスで、衝突しやすい組み合わせを特定します。

操作: 編集ログから時間帯別の編集者を集計し、リスクマトリクスを作る。

記入例:

時間帯	編集者	編集列	競合リスク
9:00〜10:00	鈴木	A〜D	単独
9:30〜10:30	鈴木・田中	A〜D	重複あり
10:00〜11:00	田中	A〜D	単独
13:30〜14:00	山田	A〜D	単独
14:00〜14:30	佐藤	E（別列）	列が違うので低リスク
月曜朝	部長	G	単独

時間帯と編集列の組み合わせで、競合リスクを「高」「中」「低」に色分けする。同時間帯×同列＝高、同時間帯×別列＝中、別時間帯＝低。

編集者一覧と編集ログを、半年〜1年ごとに更新します。

操作: 半期初めや異動時期に合わせて、編集者一覧の見直しを定期化する。

記入例: