Excel管理表が利用者に合わない原因と、入力者・確認者・閲覧者を洗い出す方法

導入

案件管理や申請管理、問い合わせ管理のExcel管理表で、「この列、自分は使わない」「この情報、本当に必要なのかな」と感じたことはありませんか。利用者の役割や目的を考えずに作った表は、現場で使われない情報がいつまでも残ってしまいます。

これは作る側の能力の問題ではなく、誰が使う表かを決めないまま設計しているのが原因です。入力者、確認者、閲覧者で必要な情報は違いますが、その差を意識しないと、誰にとっても中途半端な表になります。

2〜30人の運用なら、利用者の3つの立場を洗い出すだけで「使われる表」に近づきます。この記事では、その整理手順を紹介します。

この記事は管理表を作り直すのではなく、上記の解決方法に沿って、利用者の役割を整理してから列を見直す内容です。

利用者に合っていない管理表には、共通する特徴があります。

第一に、「とりあえず情報を集めておく」発想で項目が増えているケースです。誰が何を見るかが決まっていないので、列の取捨選択ができません。第二に、利用者が「入力する人」だけを指していて、確認する人や見るだけの人が想定外になっているケースです。

第三に、申請者・受付担当・承認者など、立場ごとに必要な情報が違うのに、同じ画面ですべての項目が見えている設計のケースです。第四に、過去に「あったら便利」と言われた列を、利用者の役割と関係なく追加し続けているケースです。

これらは作る側のセンスではなく、利用者像を洗い出さずに作っているのが本当の原因です。

利用者を3つの立場で洗い出す手順です。

まず「この表に何かを書き込む人」をすべて洗い出します。案件管理なら営業担当、申請管理なら申請者、問い合わせ管理なら受付担当などです。所属と人数も把握します。

「書かれた内容を確認する人」を洗い出します。上長、担当部署、関連部署などが該当します。確認のタイミングと頻度も整理します。

「変更はしないが見るだけの人」を洗い出します。経営層、関係部署、監査担当などです。閲覧者は意外と多く、後から気付くことがあります。

3つの立場ごとに「必須・あると便利・不要」を表に書きます。すべての立場で「不要」の列は削除候補、すべてで「必須」の列は表の中心に置く、というように整理します。

立場ごとに見せる列を変えたい場合は、別シートやフィルタビューで切り出します。すべて同じ画面で対応する必要はありません。