archive運用 Excel管理表でarchiveのファイルが無限に増える原因。保存期間を決める手順
導入archiveフォルダを開いたら、10年以上前の月次報告や、もう存在しない取引先の契約書まで延々と残っていて、フォルダサイズが100GBを超えている。クラウドストレージの容量を圧迫しているし、検索しても古い結果ばかり出てくる――こんな場...
難易度★☆☆☆☆
archive運用 
archive運用 Excel管理表で過去版を探せない原因。archiveのファイル名を統一する手順
導入監査対応で「2023年9月の月次報告の確定版を出してください」と言われ、archiveフォルダを開いてみたら、「月次報告_v01.xlsx」「月次報告_確定.xlsx」「月次報告_提出版.xlsx」が並んでいて、どれが2023年9月分の...
archive運用 Excel管理表で古いファイルを誤って開く原因。更新後に旧版をarchiveへ移す手順
導入「月次報告_2024年03月.xlsx」を最新版だと思って開き、3月分の数値を上書きしてしまった。実は4月分の最新版が同じフォルダにあったのに、ファイル一覧の上にあった古い版を選んでしまった――こんな場面はありませんか。これは個人の確認...
archive運用 Excel管理表で旧版が正本と混ざる原因。archiveフォルダを作って分ける手順
導入共有フォルダに「売上管理_2024年03月.xlsx」「売上管理_2024年04月.xlsx」「売上管理_2024年04月_旧.xlsx」が並んでいて、どれが今使う正本か判別できない。古い版を誤って開いて修正してしまい、別の人が最新版に...
ファイル・共有運用 Excel管理表でファイル名から内容が分からない原因。業務名を入れて命名する手順
導入共有フォルダで「管理表.xlsx」「集計.xlsx」「一覧.xlsx」というファイル名が並んでいて、開いてみないとどの業務のものか分からない。誰かに「先月の売上ファイル送って」と言われても、それらしい名前のファイルが複数あって特定できな...
ファイル・共有運用 Excel管理表で修正版の順序が分からない原因。版数v01・v02を付ける手順
導入報告書ファイルを修正するたびに「報告書_修正後.xlsx」「報告書_再修正.xlsx」「報告書_最終調整.xlsx」と増えていって、どの順番で修正したのか時系列が分からない。同じ日に何回も修正している日もあり、ファイル更新日時だけでは順...
ファイル・共有運用 Excel管理表でファイルがいつのものか分からない原因。日付を先頭に付ける手順
導入共有フォルダに「月次報告.xlsx」「月次報告_鈴木.xlsx」「月次報告_田中.xlsx」「月次報告_v2.xlsx」と並んでいて、それぞれがいつ作られたのか・どれが最新かが分からない。ファイル一覧の「更新日時」列だけでは、過去のリネ...
ファイル・共有運用 Excel管理表で「最新版」「最終版」が増える原因。日付と版数で命名する手順
導入申請書ファイルを「申請書_最新.xlsx」で保存していたら、後で修正が入って「申請書_最終.xlsx」を作った。そのあとさらに直して「申請書_最終2.xlsx」「申請書_本当の最終.xlsx」と増えていって、上長から「結局どれが本当に最...
ファイル・共有運用 Excel管理表で古いファイルを更新してしまう原因。編集前に正本を確認する手順
導入月初の売上集計を進めようと、いつも使っているデスクトップのファイルを開いて入力していた。1週間後に上長から「先週のデータが正本に反映されていない」と指摘が入り、確認したらデスクトップのファイルが2か月前の古い版だった。1週間分の作業がム...
ファイル・共有運用 Excel管理表で作業中ファイルを正本と取り違える原因。作業コピーの命名を分ける手順
導入請求管理表の月次集計をするときに「壊さないよう作業用にコピー」を作り、デスクトップで色々試した。終わったあと、間違えてその作業コピーを共有フォルダに戻し、本来の正本を上書きしてしまった。1か月分の入力が消えた――こんな場面はありませんか...