ファイル・共有運用 Excel管理表で同時編集の上書きが起きる原因。時間帯を分けて防ぐ手順
導入午前中に4人がほぼ同時に案件管理表を開いて、それぞれが新しい案件を追加した。最後に保存した人の内容しか残らず、他3人の追加分が消えた。「先に閉じた人の修正が反映されない」状態が月数回起きている――こんな場面はありませんか。これは個人の確...
難易度★☆☆☆☆
ファイル・共有運用 
ファイル・共有運用 Excel管理表で編集者が分からず競合する原因。編集者一覧で把握する手順
導入共有フォルダの案件管理表を開こうとしたら「ファイルは使用中です」と表示される。誰が開いているか分からず、しばらく待つしかない。やっと開けたと思ったら、別の人がさっき編集した内容が見えない――こんな場面はありませんか。これは同時編集の事故...
ファイル・共有運用 Excel管理表で古いデータと新しいデータが混ざる原因。担当ファイルの更新日を確認する手順
導入担当別ファイルを統合しようと開いてみたら、ある担当のファイルは1か月前から動いておらず、別の担当のファイルは半年放置、退職した担当者のファイルもまだ残っている。古いまま統合すると、最新版に古い情報を上書きしてしまう――こんな場面はありま...
ファイル・共有運用 Excel管理表でファイル別に列構成が違って統合できない原因。共通列を抽出する手順
導入担当別の案件管理ファイルを統合しようとしたら、営業1課は「金額」、2課は「Amount」、3課は「価格」と列名がバラバラ。さらに営業2課には「与信ランク」、3課には「初回連絡日」など独自列が並んでいて、機械的にコピー＆ペーストできない―...
ファイル・共有運用 Excel管理表で担当ファイルの所在が分からない原因。一覧化して棚卸す手順
導入「営業の案件管理表ってどこにあるの？」と聞かれて答えに困る。誰がどのファイルを持っているか部署内でも把握できておらず、退職者が残したファイルが個人PCに眠っているかもしれない――こんな場面はありませんか。これは把握不足ではなく、担当者ご...
ファイル・共有運用 Excel管理表で担当別ファイルが集約できない原因。担当列でまとめる手順
導入営業部の案件管理が「営業1課_案件.xlsx」「営業2課_案件.xlsx」「営業3課_案件.xlsx」と課ごとのファイルに分かれていて、全社の案件数を集計しようとすると毎月3ファイルをコピー＆ペーストでつなげる作業が必要。集計後に1課で...
ファイル・共有運用 Excel管理表で作業中ファイルを誤って使う原因。作業中フォルダを切り分ける手順
導入月次報告の確認用に「月次報告_2024年04月_確認中.xlsx」を作って共有フォルダに置いておいたら、別部署の人がそれを正本と勘違いして役員に共有してしまった。中身がまだ確定していない数字だったので、訂正連絡で大慌てになった――こんな...
ファイル・共有運用 Excel管理表で正本と作業コピーが混ざる原因。正本専用フォルダを作る手順
導入「売上管理」フォルダを開くと、「売上管理_2024年04月.xlsx」と「売上管理_2024年04月_鈴木作業中.xlsx」と「売上管理_2024年04月_田中コピー.xlsx」が並んでいる。どれが他部署に共有していい正本で、どれが個人...
ファイル・共有運用 Excel管理表で異なる業務のファイルが混ざる原因。業務別にフォルダを分ける手順
導入営業部の共有フォルダを開くと、月次報告、売上集計、顧客台帳、出張申請、研修記録、議事録が同じ階層に並んでいる。「売上集計だけ見たい」と思っても、関係ない申請書や議事録に紛れていて、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる――こんな場面は...
ファイル・共有運用 Excel管理表で必要なファイルを探せない原因。共有フォルダの置き場所を1つに決める手順
導入「営業部の月次報告を見たい」と思って共有サーバーを探したら、「営業部共有」「部門共有/営業」「全社共有/営業部」「鈴木さんのフォルダ」と4か所に同じような名前のフォルダがある。それぞれ中身が違って、どれが正本なのか分からない――こんな場...